Som du sikkert allerede ved, dikterer udbudsloven, at alle offentlige it-systemer skal i genudbud med jævne mellemrum, hvad enten det er hvert 2., 4. eller 7. år. Idéen bag udbudsloven er at skabe størst mulig konkurrence, så du som offentlig myndighed får den bedst mulige løsning til den bedst mulige pris.

Hos OptimumIT anbefaler vi, at du som ordregiver sørger for, at dit it-system til enhver tid kan genudbydes. Desværre er situationen ofte den, at den nuværende it-leverandør sidder på al viden om systemet, hvorfor der reelt set ikke er tale om konkurrence i genudbuddet.

Det kan være problematisk, da en sund konkurrence er afgørende for, at du som offentlig myndighed får det, du har brug for, til den rigtige økonomi. Heldigvis er der en række tiltag du kan gøre for at sikre, at dit it-system er gearet til konkurrenceudsættelse.

Står du overfor at skulle genudbyde dit it-system, lister vi i det følgende tre tiltag, som skal sikre en øget konkurrence og dermed et mere vellykket genudbud.

Giv indsigt i kvaliteten af dit eksisterende system

En af de bedste måder at skabe grobund for konkurrence i dit genudbud er at give potentielle tilbudsgivere indsigt i kvaliteten af dit eksisterende it-system. Det kan du gøre på flere måder. En metode er at give markedet adgang til kodebasen i systemet. På den måde har de potentielle tilbudsgivere mulighed for at vurdere opgaven, inden de beslutter sig for at byde på den.

Det er dog ikke nødvendigvis den bedste løsning, da det ofte vil være svært for leverandører at gennemskue opgaven ud fra kodebasen. En bedre løsning er at få lavet en uvildig, faglig vurdering af systemet. Du kan sammenligne vurderingen med den tilstandsrapport, man udarbejder i forbindelse med et huskøb. Her vil en uvildig it-rådgiver spille rollen som byggesagkyndig og gennemgå dit it-system for potentielle K1’ere, K2’ere og K3’ere. Ved at give markedet adgang til en faglig ”tilstandsrapport” giver du dig selv det bedste udgangspunkt for en god konkurrence om dit genudbud, da potentielle leverandører nu bedre kan vurdere, om de er i stand til at løse opgaven.

Få input fra markedet inden du igangsætter dit genudbud

En ting er at give markedet indsigt i kvaliteten af dit eksisterende IT-system. Men hvis du virkelig vil skabe konkurrence om dit genudbud, kommer vi ikke uden om god markedsdialog. Hos OptimumIT er vi fortalere for en dialogbaseret tilgang til genudbud, da det skaber de mest attraktive udbud for både ordre- og tilbudsgiver.

Markedsdialogen skal foregå inden du udsender udbudsbekendtgørelsen. Her kan du invitere de relevante aktører ind til en proces, hvor de får mulighed for at stille spørgsmål og komme med input. Gennem god markedsdialog får du vished om hvorvidt markedet kan adressere det behov, du står med. Det giver dig det bedste udgangspunkt for at skabe størst mulig konkurrence om dit genudbud.

Sørg for at der forelægger opdateret dokumentation 

Det er ikke nogen hemmelighed, at vi hos OptimumIT synes god dokumentation er sexet. Det synes tilbudsgiverne helt sikkert også, da god og opdateret dokumentation er altafgørende for, at de kan afgive et kvalificeret tilbud. Derfor har du som ordregiver en opgave i at sørge for, at al tilgængelig dokumentation om IT-systemet er opdateret, retvisende og fyldestgørende.

Et andet vigtigt element, der sikrer en god konkurrenceudsættelse, er kvaliteten af selve udbudsmaterialet. Hvis du vil vide mere om, hvordan du øger kvaliteten af udbudsmaterialet og dermed styrker konkurrencen i dit genudbud, kan du læse vores indlæg om peer-review her.