//Peer-review mindsker transaktionsomkostningerne og styrker konkurrencen om udbud
Lars Handrup
Direktør & Partner
lh@OptimumIT.dk
5. marts 2019 It-modernisering

Peer-review mindsker transaktionsomkostningerne og styrker konkurrencen om udbud

Udbudsloven og dialogbaseret fremgangsmåde er ikke i sig selv garanti for en god og effektiv konkurrenceudsættelse af offentlige it-udbud. En væsentlig faktor er kvaliteten af selve udbudsmaterialet. Utilstrækkelig kvalitet skaber stor friktion, øger risikoen for tilbudsgiverne og spænder ben for en ellers veltilrettelagt konkurrenceudsættelse. Kvalitetsproblemerne opstår bl.a. som en konsekvens af den tekstuelle og processuelle fartblindhed, der helt naturligt ofte rammer deltagerne i et udbudsprojekt. Du kan sikre høj kvalitet med systematisk brug af peer-review og dermed skabe fundamentet for attraktive udbud – til gavn for både tilbudsgivere og i sidste ende dig som ordregiver. 

Konsekvensen af kvalitetsproblemer i udbudsmaterialet

For tilbudsgiverne betyder utilstrækkelig kvalitet i udbudsmaterialet markant højere tidsforbrug, risiko for misforståelser og potentiel afsporing i forhold til at afgive et skarpt tilbud. I værste fald kan det medføre at tilbudsgiverne falder fra. Og ordregiver mister dermed én eller flere måske ellers attraktive spillere i udbuddet. 

Det er en misforståelse at tro, at det primært er de udbuds-uerfarne tilbudsgivere, der er i risiko for at falde fra. 

Tilbudsgivere, der opfatter sig selv som husleverandører og (i selvopfattelsen) favoritter i konkurrencen, vil efter al sandsynlighed afgive tilbud næsten uanset udbudsmaterialets kvalitet. Samtidig kan dygtige og erfarne tilbudsgivere i nogen grad kompensere for dårlig kvalitet i udbudsmaterialet. Disse kan således hurtigt spotte, om der på trods af uklarheder og inkonsistens er en vej til at vinde tilbuddet. Selv de erfarne tilbudsgivere og husleverandørerne vil dog afstå fra at byde, hvis udbudsmaterialets kvalitet står i vejen for en vinderchance og en attraktiv aftale, der står mål med tilbudsindsatsen og den forretningsmæssige gevinst. 

Ordregiver vil ofte opdage de første tegn på utilstrækkelig kvalitet i forbindelse med spørgsmål/svar processen. Ordregiver modtager således ofte spørgsmål fra interesserede tilbudsgivere, der indikerer, at tilbudsgiverne ikke har fanget essensen af væsentlige elementer i udbuddet. Typisk opfatter ordregiver spørgsmålene, som næsten retoriske, da svaret jo efter ordregivers opfattelse allerede står helt klart formuleret i materialet. Andre gange kan svarene medføre behov for væsentlige ændringer til udbudsmaterialet – og udbuddet kan i værste fald være i risiko for at skulle starte forfra. 

Konsekvensen for ordregiver af den utilstrækkelige kvalitet kan være forsinkelser, samt at der typisk modtages færre attraktive tilbud og måske endda primært tilbud fra “the usual suspects”. Ordregiver vil også typisk sidde tilbage med en opfattelse af, at konkurrencen er lavere end tilsigtet.  

Typiske kvalitetsproblemer

Kvalitetsproblemerne i udbudsmaterialet kan bl.a. omfatte inkonsistens, uhensigtsmæssig struktur, gentagelser, mangler, fejlagtig brug af it-faglige termer, utilstrækkelig pædagogik samt ikke mindst indholdsmæssige fejl. 

Dette kan omfatte forvirrende sprogbrug, hvor eksempelvis termer som systemet/løsningen, platformen/infrastrukturen, databasen/registeret, interfaces/snitflader mv. anvendes i flæng. Eller i hvert fald anvendes på en måde, der ikke skaber klarhed for tilbudsgiverne.  

Andre problemer kan omfatte, at udbudsmaterialets struktur og dokumentskabeloner set med tilbudsgivernes øjne ikke i tilstrækkelig grad modsvarer, dét der fra ordregivers side efterspørges og indgår i evalueringskriterierne.

Problemerne kan også omfatte utilstrækkelig sammenhæng mellem mål, behov og krav – set med tilbudsgivernes øjne.

Problemerne opstår typisk som følge af flere forfattere på udbudsmaterialet, uigennemtænkt kopiering fra eksisterende baggrunds- eller analysemateriale, presset tidsplan osv.

Kvalitetsproblemerne kan være svære at spotte og adressere for forfatterne af udbudsmaterialet, især på egne dele af materialet. Der er derfor behov for friske, kvalificerede øjne på udbudsmaterialet.

Peer-review kan løfte kvaliteten 

Peer-review, som vi kender det fra forskningsverdenen, kan være en effektiv vej til høj kvalitet.  

I forskningsverdenen omfatter peer review en faglig vurdering af en publikation af forskningsresultater og gennemføres af kyndige kolleger forud for optagelsen i et fagligt tidsskrift. Peer-reviewer skal være uvildig og således ofte ekstern i forhold til forlaget og forskningsinstitutionen. Peer-reviewer skal samtidig have en faglig ekspertise på samme niveau som forfatterne.

I en udbudskontekst har vi i OptimumIT særdeles gode erfaringer med at gennemføre peer-review med peer-reviewere, der er 1) eksterne i forhold til udbudsprojektet og er 2) fagligt kyndige på samme niveau som forfatterne og de forventede tilbudsgivere:

  1. Det er afgørende, at peer-reviewere ikke har været en del af udbudsprojektet og dermed ikke har en aktie i tilblivelsen. Kun derved kan peer-reviewerne i tilstrækkelig grad vurdere eksempelvis formidlingen, pædagogikken, om udbuddet sælger sig selv, er udbuddet let at besvare mv. Det er dog mindre vigtigt, om peer-reviewerne i denne sammenhæng er ekstern i forhold til ordregivers organisation. Peer-reviewerne kan sagtens allokeres fra samme interne organisationsenhed hos ordregiver, blot de pågældende ikke er eller har været tilknyttet udbudsprojektet. 
  2. Det er ligeledes afgørende, at peer-reviewer er konstruktiv og har de rette faglige kompetencer til at kunne gennemføre kvalitetssikringen. Det er optimalt, hvis peer-reviewer har erfaring fra leverandørsiden med at afgive tilbud på it-udbud af mindst samme kompleksitet. Det er ligeledes vigtigt, at peer-reviewer er konstruktiv og har solid indsigt og forståelse for udbudsmekanismerne, så peer-reviewer i så stort omfang som muligt bidrager til at skærpe kvaliteten indenfor de rammer, som udbudsloven sætter. I modsat fald kan peer-reviewer risikere at være en større hæmsko for udbudsprojektet end en hjælp.

Peer-review er et nødvendigt supplement til (ikke en erstatning for) forfatternes egen kvalitetssikring. Forfatterne af udbudsmaterialet skal forud for peer-review foretage egen kvalitetssikring af udbudsmaterialet. Dette omfatter en korrekturproces med en komplet gennemlæsning og korrektur. Typisk er der mere end én forfatter på væsentlige dele af udbudsmaterialet. I disse tilfælde kan forfatterne med stor fordel sætte ekstraordinært ind på kvalitetssikring af de dele af materialet, som ikke er skrevet af én selv.

Et peer-review skal fange de kvalitetsproblemer, som udbudsprojektets deltagere ikke selv kan fange grundet naturlig tekstuel og processuel fartblindhed. 

Peer-review udgør et ekstra trin i forhold til tilrettelæggelsen af mange udbud, men det forsinker ikke. Tværtimod øger det sandsynligheden for, at udbuddet samlet set kan gennemføres til tiden og mindsker risikoen for, at udbuddet skal gå om. Det er således langt mere effektivt at fange kvalitetsproblemer i udbudsmaterialet før publiceringen – fremfor i dialogen med tilbudsgiverne. 

Konklusion

Ligesom markedsdialog og dialogbaserede udbudsformer, er højere kvalitet i udbudsmaterialet en parameter til at skabe bedre og mere effektive udbud og herved styrke konkurrencen. Det gode udbudsmateriale skaber interesse blandt attraktive tilbudsgivere og gør det overskueligt at lave et godt tilbud. 

Vi kan varmt anbefale peer-review. Det betaler sig!

Denne artikel har selvfølgelig også gennemgået peer-review. Peer-reviewet er til dette formål gennemført af en kollega, der har stor erfaring med peer-review processen til udbud og som ikke har en aktie i tilblivelsen af artiklen. Dette peer-review har løftet kvaliteten. I sidste ende er det dog kun dig som læser, der kan vurdere om kvaliteten er høj nok!