Det er mere reglen end undtagelsen, at mål flytter sig under udviklings- og implementeringsprocessen af nye it-løsninger.  I samarbejdet mellem dig og din it-leverandør, kan eksterne vilkår påvirke projektets udgangspunkt og nye løsninger må tilpasses. Nøglen til en vellykket ændringshåndtering er åbenhed mellem parterne og valget mellem flere løsningsforslag.

Efter udbudsprocessen er overstået, it-leverandøren er fundet, og leveringsaftalen er på plads, kommer afklaringsfasen. Her kan din leverandør få indblik i dine behov og it-miljø, I kan begge stille opklarende spørgsmål, og mulige problemstillinger gennemgås. Formålet med afklaringsfasen er at sikre et godt overblik og udgangspunkt for leverancen, så eventuelle uklarheder bliver afklaret tidligt i forløbet.

Selvom der er lavet et grundigt for- og analysearbejde forud for afklaringsfasen, kan man ikke værne sig mod, at virkeligheden rammer, når selve arbejdet går i gang. Ofte ser vi, at uforudsete problemstillinger opstår, som man ikke havde tænkt over.

De typiske udfordringer kan eksempelvis være, at leverandøren anmoder om justeringer i tidsplanen, fordi tidshorisonten i praksis bliver urealistisk, eller at kundens eksisterende it-systemer ikke lever op til leverandørens forventninger. Fra kundens side ser vi ofte, at nye behov er dukket op siden udbuddet blev igangsat, eller at dele af tilbuddet skal forbedres. Der er med andre ord behov for at lave en ændring af det hidtidigt aftalte, før det er muligt at komme videre i de påvirkede dele af processen.

Der er altid flere løsningsforslag 

Vi oplever, at mange leverandører ofte blot fremlægger ét løsningsforslag, når behovet for ændringer opstår. Leverandøren føler, at de leverer en alternativ løsning, som giver værdi til kunden, men det er ikke altid sådan kunden opfatter det.

Problemet er, at du som kunde kan blive utryg ved retningen, og kan føle, at forslaget til ændringen er blevet stillet på et utilstrækkeligt grundlag. I og med, at du kun er blevet præsenteret for ét løsningsforslag, oplever du ikke, at leverandøren har afsøgt andre alternativer.

Men der er altid flere alternativer.

En bedre fremgangsmåde vil derfor være, at du som kunde bliver inddraget i beslutningsprocessen om alternative løsningsforslag. Hvis ikke leverandøren selv præsenterer dig for flere løsningsforslag, kan du med fordel selv bede om en kort, overskuelig og let forståelig redegørelse for alternativerne, og deres fordele og ulemper. På den måde vil du som kunde også føle dig mere tryg ved den foreslåede løsning, da du kender til alternativernes fordele og ulemper.

Jeg advokerer ikke for, at alting skal gennemanalyseres. Min pointe er, at du som kunde bør forlange, at it-konsulenten, forretnings- og it-analytikeren eller systemudvikleren skal give dig et ærligt og sagligt overblik over alternative løsningsforslag, i forbindelse med komplekse problemstillinger. Dette giver dig bedre grundlag for at kunne træffe et reelt valg.

Åbenhed betaler sig 

Et åbent og gennemsigtigt samarbejde mellem leverandør og kunde, vil altid skabe grobund for gode resultater. Som kunde kender du din egen forretning og brugernes dagligdag bedre end leverandøren. Derfor er det vigtigt, at du som kunde åbner op for maskinrummet og videregiver brugbar information til leverandøren. Dette kan være et tidskrævende led i processen, men tiden vil være givet godt ud. Leverandøren vil på den måde have bedre grundlag for at udtænke flere og bedre løsningsforslag, som er relevante i forhold til dig som kunde.

Omvendt skal der også lyde en opfordring til leverandørerne og konsulenterne om at invitere kunden med i overvejelserne og forklare hvilke udfordringer og muligheder, der er ved de forskellige løsningsalternativer.  Ved at åbne for motorhjelmen og inddrage hinanden, bliver både kunde og leverandør gladere for en fælles beslutning.