Kravstyring

Skrevet 28/8-2018 af

Christian Ditlev Jensen

 

Det er en gængs opfattelse, at en kravspecifikation er et “låst” dokument, når et udbud er offentliggjort. Dette er en præmis i udbudsformer, hvor it-projekter skal implementeres efter en vandfaldsmodel. Da det oftest er umuligt at forudsige alt frem til kontraktens udløb, så vil der være en risiko for, at kravspecifikationen skal problemhåndteres hen ad vejen.

 

Agile implementeringsmetoder som f.eks. Scrum vil i nogen eller høj grad kunne minimere denne risiko ved at sikre, at der er dialog mellem kunde og leverandør. I praksis vil mange kunder i en anskaffelsessituation i den offentlige sektor være begrænset til at udbyde efter en vandfaldsmodel og det er her nødvendigt med en løbende og effektiv kravstyring.

 

Kunderne forsøger at opnå det bedst mulige kompromis mellem antallet af krav, deres kvalitet og detaljeringsgrad og den tid og de ressourcer, der er til rådighed for arbejdet. Fra der er blevet trykket på ”udbudsknappen” til en it-løsning idriftsættes, så viser det sig oftest, at kravspecifikationen både er et aktiv og en hæmsko, når det gælder om at få den løsning, man egentlig har behov for. I starten af et implementeringsprojekt er det typisk sådan, at en leverandør har begrænset viden om kundens forretning, og kunden har begrænset viden om leverandørens produkter og teknologier. Senere i projektet er der gensidigt opbygget en viden, som kan give meget værdifulde løsninger, når leverandøren forstår kundens behov og kan bruge teknologi til at løse behovet, og tilsvarende når kunden forstår den nye leverance og kan se potentialer og løsninger. Løbende kravstyring kan hjælpe med at åbne op for, at denne synergi kan bidrage til det gode kunde-/leverandørsamarbejde.

 

Tidshorisonten fra ide til drift af en udviklet it-løsning er ofte lang. Det kan derfor være nødvendigt at erkende, at dele af kravenes opfyldelse kan have element af bevægeligt mål i forhold til opfyldelse af de behov, som brugerne eller andre interessenter hos kunden har. Det bør der tages højde for i de metoder og modeller, man arbejder med, og det skal indgå i den løbende kravstyring.

 

 

Hvordan forbereder man sig til løbende kravstyring?

 

Allerede i idefasen bør man tænke løbende kravstyring ind. Udgangspunktet for løbende kravstyring i en vandfaldsmodel vil stadig være den ”låste” kravspecifikation fra udbuddet. For at sikre, at der er kravdækning i alle projektets faser, kan der udarbejdes et overblik over de enkelte kravs placering i forhold til kravdomæner og faser. Det kan fx gøres ved at indplacere de forventede krav i en matrix, hvor X-aksen angiver hvornår kravet forventes bragt i spil, og hvor Y-aksen angiver hvilket kravdomæne, kravet tilhører. Dette giver samtidigt et overblik over hvilke kravdomæner, man er dækket godt ind på, og andre domæner hvor der kan være behov for yderligere krav at styre på, se følgende simplificerede eksempel:

 

Kravstyring

 

 

Hvert krav til sin tid!

 

Det er af afgørende betydning, at der kan evalueres i hver eneste fase på tilhørende, relevante krav, og ikke blot i en tilbudsevalueringsfase. Vurdering sker naturligt ved kontrakttildeling og ved overtagelses- og driftsprøver, da disse er formaliserede milepæle, der typisk giver leverandøren betaling for en procentdel af kontraktsummen ved godkendelse. Men i projektets øvrige faser er kunden sjældent lige så godt stillet, da der ikke altid er evalueringer indlagt i planlægningen. Manglende kravopfyldelser, f.eks. manglende dokumentation eller mangelfulde tests, bør håndhæves lige så strengt i de mellemliggende og især senere faser, som de krav der er knyttet op på formaliserede milepæle. Tilbudsgiver vil dermed stå stærkere, fx ved at have fyldestgørende dokumentation i en ny udbudssituation.

 

Der kan være krav, der falder inden for det samme domæne, men som er relevante i forskellige udbuds- og/eller projektfaser. It-løsninger skal efterleve kundens sikkerhedsmodel, men i hvilken fase skal dette være opfyldt? En it-løsnings rettighedsmodel kan f.eks. være interessant at vurdere på i tilbudsevalueringen, mens det i en driftssituation er mere relevant, at det er enkelt og overskueligt at foretage organisatoriske tilpasninger i selve it-løsningen og her i praksis se at rettighedsmodellen understøtter sådanne ændringer bedst muligt. Nogle krav kan således først reelt vurderes på et senere tidspunkt end da det blev stillet i et projekt, fx efter at løsningen er sat i drift. Det er derfor vigtigt at formulere centrale og afledte krav, som adresserer det behov, som er specifikt for den pågældende fase.

 

 

Fra enkeltkrav til sammenhængende kravkomplekser

 

Når samme krav i et kravdomæne skal dække behov i flere forskellige faser, så vil det typisk kræve, at enkeltkrav udvides til at være kravkomplekser, som afdækker forskellige vinkler og kan bruges til at håndhæve relaterede krav i forskellige faser. Krav bør så vidt muligt formuleres bredt og på det rette niveau, fx baseret på tasks og use-cases, så leverandøren kan besvare kravene løsningsorienteret. Kravene og deres formulering skal skræddersys til den fase, det forventes, at leverandøren skal opfylde dem i.

 

Der kan godt stilles krav til løsningens performance, som leverandøren skal opfylde, besvare og uddybe i sin løsningsbeskrivelse. Hvad der skal testes, skal derimod stilles som særskilte krav til både afklarings- og ibrugtagningsfasen, hvor det konkretiseres, hvilke målbare kriterier, der knytter sig til kravets opfyldelse. Med andre ord, så vil det give værdi at skabe en ”rød tråd” gennem relaterede enkeltkrav i alle projektets faser, gerne understøttet af udbyggede krav, der hvor behovet er særlig stort.

 

 

Løbende kravstyring skal forankres i projekterne

 

Opgaven med løbende kravstyring bør placeres hos én eller flere kravansvarlige i it-projekterne, gerne nogle som er tilknyttet flere eller helst alle projektets faser. Dermed sikres kontinuitet og sporbarhed i forhold til de krav, der skal klargøres og opfyldes i en given fase, og de krav som skal forberedes til at blive opfyldt i en kommende fase.

 

Alle it-projekter har eller bør have en vis grad af ”moving target” indbygget, idet forretnin-gens behov ikke kan beskrives i en absolut detaljeringsgrad fra start og dermed flytter sig over tid. Kundens kravansvarlige skal derfor have overblik over, hvilke krav, der enten kan kræve yderligere afklaring, måske også i form af ændringsanmodninger til eksisterende krav, hvilke krav der helt kan bortfalde, og hvilke helt nye krav, der kræver ændringshåndtering. Ændringerne skal indføjes eller udstreges fra oversigterne, så overblikket hele tiden bevares og værdien af den løbende kravstyring maksimeres.

 

Aftaler om ændringer af krav bør dokumenteres løbende. Det er ofte en udfordring i arbejdet med en vandfaldsmodel, at kunden oplever, at leverandøren gerne henter skabelonen til ændringsanmodninger frem, og med tilhørende økonomi er det ofte en udfordring for kunden at tage del i udviklingen og håndtering af “moving target”. Nogle krav egner sig af denne grund bedre til opfyldelse efter, at løsningen er leveret. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at indrette kontrakt og tidsplan, så man kan få det optimale ud af leverancen.

 

En struktureret tilgang med fokus på løbende kravstyring vil øge værdien af udviklingsarbejdet og sikre, at behov og deraf afledte krav opfyldes i projektets faser. Kombineres dette med løbende styring af bortfaldne, ændrede og nye krav i hele projektets forløb, vil kunden få det størst mulige udbytte af it-anskaffelsen, også selvom anskaffelsen gennemføres efter en klassisk vandfaldsmetode.