//Realisér ideerne i din offentlige organisation
Majken Haals
Chefkonsulent
mhh@OptimumIT.dk
18. december 2018 Digital innovation

Realisér ideerne i din offentlige organisation

Den offentlige sektor har i New Public Management æraen ladet sig inspirere af den private sektors fokus på kunderne. Med bogprojektet Fuck it, Ship it får man endnu en mulighed for at lade sig inspirere af den private sektor til at sætte skub i den digitale innovation.

Bogen er udarbejdet af de to innovations-ildsjæle Stine Mølgaard og Jacob Bøtter, og den giver konkrete og håndgribelige redskaber til effektiv ideskabelse og innovation i små/private virksomheder.

Jeg mener, at bogen også kan inspirere offentlige ledere – bl.a. til at skyde innovationsarbejdet i gang i dagligdagen. På denne måde kan vi skridt for skridt realisere de digitale ideer, der virkelig er potentiale for i den offentlige sektor, hvor medarbejderne om nogen er højtuddannede og gearede til at sætte sig ind i nyt.

Hold din digitale vision opdateret – og involvér dig

Jeg har allerede flere gange været fortaler for at få etableret en digital vision i enhver organisation. Det er ganske enkelt nødvendigt i arbejdet med digitale ideer og innovation, at ledelsen formulerer en vision for arbejdet. Bogen foreslår yderligere, at det giver god mening at nedbryde en overordnet vision i undervisioner, som er konkrete for enkelte produkter eller arbejdsområder, og koble dette til konkrete medarbejdermål. Herefter laves der på tre mdr. basis en ny aftale med medarbejderne om, hvilken ”ideskabende” opgave de skal arbejde på.

Jeg tror, at vi kommer videre til det innovative aspekt i digitaliseringsarbejdet, hvis vi har en digital vision, som løbende justeres, f.eks. kvartalsvist eller halvårligt, i takt med den teknologiske udvikling. Som topledelse kan det være vanskeligt at finde tid til løbende at ”følge med” og nysgerrigt afprøve ny teknologi konstant, som bogen foreslår. Men en opdatering kan også ske på anden vis. F.eks. kan man tre-fire gange årligt bruge én dag på at lave virksomhedsbesøg hos tech-giganterne. Eller få sine ansvarlige ledere til at arrangere f.eks. et hackaton, hvor ledelsen er med og på den måde får dyrebare indsigter, der kan kvalificere deres fremtidige beslutninger. Der er altså masser af overskuelige muligheder for, som topleder at blive digitalt opdateret – uden at drukne. Er du topleder, så er afsnittet ”ledelsen har lektier for” et godt sted at starte din læsning af bogen.

Vurdér ideerne – og sæt dem fri

Der er mange måder at træffe beslutninger på, og uanset hvad, skal ledelsen være i stand til at vurdere og træffe en velinformeret beslutning om ideerne, som medarbejderne genererer.

En offentlig organisation, jeg kender, har en helt særlig vurderingsform, hvor man ”pitcher” innovative ideer i et sprog, ledelsen kan forstå, for at få go eller no-go. Energinet har en afdeling, der arbejder på at skabe nye digitale ideer til et ”innovation board”, som fungerer som bestyrelse for afdelingen og har som bestyrelse udgangspunkt i direktionen.

Bogen foreslår også, at afdelinger autonomt kan skabe ideer og tage initiativ og søge ekstern funding hos andre forretningsejere, som man f.eks. gør det i Energinet. Forretningsejerne bestemmer, om ideen skal videre til næste fase ved at funde/ikke-funde. Den øverste ledelse skal så have præsenteret resultater efter et par udviklingsrunder, og hermed er den digitale innovation i flow, og topledelsen bliver løbende opdateret og inspireret til organisationens forandringsmuligheder. I dette scenarie er det organisationen, der med løbende go og no-go til at funde, vurderer og driver ide-udviklingen.

Bogen giver desuden forskellige praktiske redskaber til at stemme om ideer og fine-tune dem på helt kort sigt. Her kan man forestille sig, at ledelsen kan bruge redskaberne til at få direkte input fra både slutbrugere og medarbejdere til deres beslutninger. Fuck it, ship itforeslår fx Viral Loops (www.viral-loops.com), hvor man kan skabe et incitamentsstyret ambassadørprogram til at få spredt budskaber hurtigt til slutbrugerne. En offentlig organisation med viral-loops sprede viden om f.eks.  den nye e-boks, den nye forskudsopgørelse eller anden samfundsgavnlig adfærdspåvirkning. Ideudviklingen kan også deles og formuleres i et samarbejde på tværs af en organisation, eller mellem organisationer, via f.eks. Loomio, hvor man let kommer i gang med løbende at debattere og stemme om ideer (www.loomio.org). Den offentlige leder kan bruge dette til at skabe en kulturforandring internt, til at få input til nye initiativer eller debattere påtænkte vigtige initiativer, som ellers ikke var vokset frem.

Som offentlig topleder kan man se forslagene i bogen som inspiration til, hvor lidt der i virkeligheden skal til for at sætte organisationens ideer fri. Og ledelsen kan endda selv bruge et par af redskaberne til at indhente organisationens ideer forud nye digitale beslutninger.

Skab en simpel ide-proces

Korte udviklingsforløb er efterhånden ikke et fremmed fænomen for os, som har en finger med i digitaliseringen af offentlig sektor Danmark. Hvordan man konkret gør, uden store omkostninger, kan Fuck it, Ship it også inspirere til.

Det er kort fortalt ikke et spørgsmål om, at der skal skabes et A- og B hold ift. ideudviklingen, eller at man skal afsætte tid og ressourcer til etablering af et ”innovation lab”.

I stedet kan man simplificere ideskabelsen i hverdagen ved at lave en ideskabelon, som alle i og uden for en organisation kan udfylde. Bogen foreslår ideen beskrevet som et ”narrativ”, som er hypoteser om ideen, det nye koncept samt funktioner, der skal skabes for at muliggøre afprøvning. Det kan også være en beskrivelse af det ”produkt”, man vil skabe. En prototype testes på slutbrugeren, og hvis den virker, arbejdes der videre på nye sprint i udviklingen af ideen.

En anden mulighed, bogen nævner, hvor ideudviklingen initieres oppefra, er at nedsætte små hold af fire-seks skarpe profiler, som løbende samles på tværs af organisationer for at løse en konkret, kompleks udfordring. I fem dage skal et udvalgt tværorganisatorisk hold af medarbejdere samarbejde om at komme frem til en konkret prototype (MVP) for at dementere eller cementere en mavefornemmelse. De fem dage skal ende med en afprøvning af prototypen på slutbrugeren, hvorefter projektet skal videreføres eller lukkes. Metoden kendes fra Google Ventures.

Uanset om det er bottom-up eller top-down, ideerne startes, kan en simpel proces for idebehandlingen suppleres med faste roller og klarhed om funding-muligheder, så processen er effektiv. I tillæg vil mindst én identificerbar ankerperson for ideprocessen også medvirke til at styre den effektive ideproces.

Konklusion

I Fuck it, Ship it kan såvel medarbejder som leder se eksempler på, at digital omstilling ikke nødvendigvis kræver et nybrud, men blot at gå i gang med at gøre noget nyt.

Min pointe er, at det løbende kræver ledelsens digitale opmærksomhed, nye faste strukturer og roller at sætte idearbejdet i gang, hvis bogens ideer reelt skal skabe værdi for organisationen. Det kræver altså, at du som topleder involverer dig i din organisations idearbejde. Du har alt at vinde.