Region Nordjyllands specialsektor har indkøbt nyt kernesystem. Det er centralt, at systemet understøtter medarbejdernes arbejde og resulterer i en solid indsats ved regionens specialtilbud. OptimumIT har bidraget under udbuddet for at sikre en reel konkurrence og optimerede tilbud på både pris og kvalitet.

Region Nordjylland har 19 bosteder, hvor både unge og voksne ved behov får Region Nordjyllands forskellige socialtilbud. It-systemet skal anvendes af medarbejderne, og understøtter blandt andet registrering af den daglige dokumentation på bostederne og opgavestyring. It-systemet skal give et bedre overblik over kalenderstyring, planlægning og tilbuddenes sociale indsatser. Med det nye it-system får medarbejderne et mere sammenhængende system, som gælder for alle 19 bosteder, uanset lokale forskelligheder. Den administrative drift af løsningen effektiveres, og medarbejderne får mere tid til omsorg for brugerne af specialområdet.

Region Nordjylland har efter udbud valgt et nyt kernesystem til specialsektorens specialtilbud. Interessen for deltagelse i udbuddet var stort. Det var centralt, at det nye it-system understøttede medarbejderne bedre, at der kom bedre leverance- og driftsvilkår, og at omkostningerne optimeres. Den valgte leverandør skal de næste seks år levere den samlede digitale understøttelse til specialområdet.

Inddragelse af forretningen giver bedre it-systemer

En væsentlig del af det gode indkøb var, at regionen havde repræsentanter med fra alle tilbuddene på specialområdet. Medarbejdernes faglighed, og kendskab til deres daglige arbejdsgang på bostederne, har givet en værdifuld viden, både ved beskrivelse af det ønskede system og ved evalueringen af leverandørernes tilbud. Medarbejdernes involvering gav et bedre grundlag for at opstille og afdække funktionelle krav og kriterier til udbuddet. Dette har resulteret i, at regionen har haft et bedre beslutningsgrundlag for udvælgelsen af det it-system, der bedst understøtter medarbejdernes arbejde med de udsatte borgere.

Rådgivning og sparring fra OptimumIT har optimeret udbuddet 

Det andet væsentlige bidrag til det gode indkøb har været udbudsbistanden fra OptimumIT. Under udbudsforberedelsen bistod OptimumIT med rådgivning omkring udformningen af udbuddet, og review af udbudsmaterialet, for at sikre, at der var sammenhæng og overensstemmelse mellem regionens ønsker og det endelige udbudsmateriale. Under udbuddet bistod OptimumIT under tilrettelæggelsen af gennemførslen, under evalueringen af tilbuddene samt optakten til tildelingen af kontrakten. OptimumIT sikrede både sammenhængen i udbudsmaterialet, og at udbuddet blev udformet, så der herskede reel konkurrence mellem leverandørerne. Dette resulterede i forbedret it-understøttelse, forbedrede leverance- og driftsvilkår, og forbedrede priser.

Effektiv udbudsgennemførsel og effektivt samarbejde

Region Nordjylland har gjort et stort stykke arbejde i at lede projektet og afklare udbuddets funktionelle krav i forhold til deres egne behov og ønsker til løsningen. Under processen har OptimumIT ageret som sparrende partner, hvor de har rådgivet om de nonfunktionelle og procesmæssige krav.  Derudover har OptimumIT også hjulpet med at forbedre og kvalitetstjekke udbudsmaterialet, samt yde bistand til evaluerings- og udvælgelsesfasen.

Samarbejdet mellem Region Nordjylland og OptimumIT har givet stor værdi under udbuddet, og regionen har været yderst tilfredse med at have OptimumIT som ekstern samarbejdspartner. OptimumIT er glade for at kunne bistå Region Nordjylland med effektivt at gennemføre et godt udbud, der resulterer i et bedre it-system, leveret under bedre vilkår og til bedre priser.