2/3 af landets kommuner har allerede rullet KY-systemet (Kommunernes Ydelsessystem) ud, mens de resterende tager det nye system i brug i løbet af oktober og november. KY afløser KMD Aktiv og BIS-Y på kontanthjælpsområdet som en del af monopolbrudsprogrammet. KY gør det nemmere for sagsbehandlere at indsamle oplysninger om borgerne via en lang række snitflader til eksterne systemer.

Det et vigtigt for kommunerne, at kontanthjælpsydelser altid udbetales korrekt og rettidigt. Med KY har de fået et system, hvor sagsbehandlerne f.eks. ikke længere behøver at fremsøge borgeroplysninger manuelt, men som i stedet bliver hentet ind i KY automatisk.

KOMBIT har stået for kravsætningen og indkøbet af KY på kommunernes vegne, mens EG/NetCompany har leveret løsningen. OptimumIT har de seneste 2,5 år bistået KOMBIT med implementeringen af løsningen, som er blevet rullet ud bølgevist henover 2020 og 2021.

Implementering har krævet stort forberedende arbejde i kommunerne

Forud for implementeringen af KY, har der ligget en stor opgave på kommunernes bord i form af at forberede sagsbehandlerne på udrulningen og brugen af det nye system. Hver enkelt kommune har således fordelt ansvaret ud på interne projektledere, administratorer, trænere og skabelonredaktører, som har sørget for at klargøre alt lige fra undervisning af egne medarbejdere til opsætningen af kommunespecifikke data i KY.

I den forbindelse har KOMBIT understøttet kommunerne med bl.a. opgavestyring, leverandørstyring, planlægning af uddannelse og uddannelsesmateriale.

KLIK-opgaver har skabt overblik

Til at følge fremdriften i kommunernes opgaveløsninger, anvender KOMBIT opgavestyringssystemet KLIK. KLIK giver KOMBIT et overblik over, hvor langt kommunerne er i forberedelserne, samt hvilke kommuner der oplever udfordringer med implementeringsopgaverne, så man hurtigt kan imødekomme og gå i dialog omkring eventuelle problemstillinger. KLIK giver samtidig kommunerne de bedste forudsætninger for at blive klar til at modtage KY, og når de har løst KLIK-opgaverne, er de som udgangspunkt klar til at gå i luften med KY.

OptimumIT har været med på rejsen sammen med KOMBIT i hele implementeringsforløbet med KY og bidraget med indhold til implementeringshåndbogen, netværksmøder, KLIK-opgaver, undervisningsmateriale mv. Herudover er det bl.a. vores opgave at guide, facilitere og sørge for, at de rigtige mennesker mødes til at diskutere konkrete problemstillinger. Vi har også fungeret som kommunernes ’single point of contact’ og f.eks. holdt ugentlige møder med de enkelte projektledere i en bølge i de sidste 10 uger op til udrulningen, for at sikre en så blød overgang som muligt.