Dit it-udbud står og falder med grundig forberedelse
Succes med it-udbud kræver, at du som offentlig myndighed kender jeres behov og bringer markedet i spil. Simpelt i teorien. Sværere i praksis. Grundig og tålmodig forberedelse er afgørende. Både for at komme hurtigt og sikkert i mål – men også for at sikre en attraktiv aftale.
To tips til bedre vilkår for prækvalifikation
Ansøgning om prækvalifikation til komplekse it-udbud bliver af nogle it-leverandører opfattet som tung, dyr og uforudsigelig. Paradoksalt nok kan nogle af årsagerne være kundens forsøg på at begrænse indsatsen med referencerne mest muligt. Her er to af Optimum ITs lavpraktiske tips til, hvordan du som kunde kan sikre en bedre prækvalifikation for både it-leverandørerne og dig selv.
Ny it-løsning? Byg nyt, moderniser eller køb standard?
Er den gamle it-løsning teknisk eller funktionelt forældet? Eller er tiden blot inde til fornyet udbud? Du kan vælge at bygge ny it-løsning, modernisere det gamle eller købe et standard it-system. Men hvad er så bedst?
Hvordan skaber du konkurrence om dit genudbud?
Som du sikkert allerede ved, dikterer udbudsloven, at alle offentlige it-systemer skal i genudbud med jævne mellemrum, hvad enten det er hvert 2., 4. eller 7. år. Idéen bag udbudsloven er at skabe størst mulig konkurrence, så du som offentlig myndighed får den bedst mulige løsning til den bedst mulige pris.
Hvordan skriver du gode referencer til prækvalifikation?
”Det er svært at slippe gennem nåleøjet i offentlige udbud!”. Sådan lyder budskabet ofte fra it-leverandørerne. Det gælder især it-leverandører, der har svært ved at slippe igennem prækvalifikation i de formelle udbudsprocesser. Udbudsloven får ofte skylden. Men måske kan it-leverandørerne også selv øge chancerne med gode referencer til prækvalifikation? Set fra ordregivers side, er her et bud på, hvad der skal til.
Peer-review mindsker transaktionsomkostningerne og styrker konkurrencen om it-udbud
Udbudsloven og dialogbaseret fremgangsmåde er ikke i sig selv garanti for en god og effektiv konkurrenceudsættelse af offentlige it-udbud. En væsentlig faktor er kvaliteten af selve udbudsmaterialet. Utilstrækkelig kvalitet skaber stor friktion, øger risikoen for tilbudsgiverne og spænder ben for en ellers veltilrettelagt konkurrenceudsættelse. Kvalitetsproblemerne opstår bl.a. som en konsekvens af den tekstuelle og processuelle fartblindhed, der helt naturligt ofte rammer deltagerne i et udbudsprojekt. Du kan sikre høj kvalitet med systematisk brug af peer-review. Dette skaber fundamentet for attraktive it-udbud – til gavn for både tilbudsgivere og i sidste ende dig som ordregiver.
Hvad kan erhvervsskolerne lære af kommunernes monopolbrud ved anskaffelse af studieadministrative systemer?
KOMBITs monopolbrudsprogram har til formål at gøre op med KMD’s monopol på it til kommunerne, bl.a. på det sociale område. Kommunerne skal således kunne konkurrenceudsætte de kommunale løsninger med henblik på at opnå gode løsninger og bedre priser.
