Ansøgning om prækvalifikation til komplekse it-udbud bliver af nogle it-leverandører opfattet som tung, dyr og uforudsigelig. Paradoksalt nok kan nogle af årsagerne være kundens forsøg på at begrænse indsatsen med referencerne mest muligt. Her er to af OptimumITs lavpraktiske tips til, hvordan du som kunde kan sikre en bedre prækvalifikation for både it-leverandørerne og dig selv.
#1 – Begræns referencernes størrelse – men ikke for meget!
Du kan som kunde med fordel stille krav om, at referencerne i ansøgningen om prækvalifikation til komplekse it-udbud ikke overstiger et vist antal tegn eller ord. Dette afgrænser skriveindsatsen fra ansøgers side og evalueringsindsatsen fra jeres side.
Med udgangspunkt i din opgavebeskrivelse, bør du dog tillade referencebeskrivelser, der er mindst dobbelt så store – målt på antal tegn eller ord.
Hvis du begrænser referencerne til et omfang, der er på størrelse med omfanget af din opgavebeskrivelse, så vil dette i praksis blive et benspænd. It-leverandørerne bliver bl.a. tvunget til at gå på kompromis med læsbarheden til fordel for at få så meget af indholdet med som muligt.
De rutinerede it-leverandører har et lille katalog af tricks, der kan tages i brug til at korte referencerne ned. Dette omfatter bl.a. øget brug af struktur samt ekstraordinær brug af opremsning og forkortelser.
De urutinerede it-leverandører bliver derimod ofte tvunget til at gå på kompromis med indholdet og dermed muligheden for at blive prækvalificeret.
For alle it-leverandører er konsekvensen af benspændet, at indsatsen med at skrive referencerne forøges drastisk.
Konsekvensen for dig som kunde er, at du bliver frataget et solidt grundlag for at vurdere kvaliteten af referencerne. Typisk er referencerne nu så kortfattede og typisk så blottet for kontekst, at du primært kan tjekke om referencerne rammer dine nøgleord i opgavebeskrivelsen.
Du begrænser dermed din mulighed for ud fra konteksten at vurdere referencerne i et sagligt perspektiv og dermed sikre, at referencerne i tilstrækkeligt omfang er sammenlignelige med de udfordringer, som du udbyder. Evalueringsmæssigt er konsekvensen ofte, at referencerne klumper sig sammen på evalueringsskalaen og det bliver sværere at skelne de gode fra de dårlige.
Du gør det også sværere at verificere referencerne hos it-leverandørernes kunder, da disse typisk vil have svært ved at forstå referencerne i det kortfattede og måske næsten kryptiske format.
Sidst men ikke mindst går du potentielt glip af at kunne prækvalificere dygtige it-leverandører, som ikke har haft rutine og indsigt til at kunne håndtere benspændet. Benspændet er jo blot af skriveteknisk natur – og ikke en god måde at frasortere kvalificerede it-leverandører.
Hvis du i stedet giver mulighed for, at referencerne kan formidles i et naturligt sprog – uden at de bliver unødigt detaljerede – så vil de gode it-leverandører have mulighed for at excellere. Også selvom de ikke er eksperter i at ansøge om prækvalifikation.
#2 – Begræns antal referencer – men ikke for meget!
Du kan som kunde være fristet til at begrænse antallet af referencer til fx tre. Det begrænser umiddelbart indsatsen med at ansøge om prækvalifikation, ligesom at det begrænser din indsats med at evaluere referencer.
Hvis din it-opgave passer naturligt til markedet, og de fleste relevante it-leverandører kan byde ind uden at gå sammen i konsortier, kan det være en mulighed at begrænse til fx tre referencer.
Hvis du derimod udbyder en it-opgave, der med stor sandsynlighed kræver, at it-leverandørerne slutter sig sammen for byde, så kan kravet om maksimalt tre referencer være et benspænd. Du må påregne, at hver deltagende virksomhed i fx et konsortium skal stille med en til to referencer for at konsortiet til sammen er tilstrækkelig relevant.
Men hvordan ved du om it-opgaven passer naturligt til markedet – eller om den i særlig grad stiller krav til, at it-leverandørerne slår sig sammen?
Vi anbefaler, at du bruger muligheden for markedsdialog. Dette giver dig mulighed for at få bred feedback fra markedet. Du bør især udnytte markedsdialogen til at sikre en god konkurrence om din opgave og samtidig gør det let for it-leverandørerne at byde sig til.
Måske udbyder du en it-opgave, der både kræver data science tekniske ydelser, kunstig intelligens, it-udvikling samt drift og support. De store it-leverandører vil måske kunne ansøge om prækvalifikation uden at gå sammen i markedet og vil ikke føle sig væsentligt begrænset ved kun at bruge tre referencer.
Men små og mellemstore it-leverandører vil måske skulle slutte sig sammen i konsortier af to til tre deltagere. Her vil det ofte være et reelt benspænd, hvis hver af deltagerne kun må stille med én reference for at honorere begrænsningen på maksimalt tre.
For at imødegå denne udfordring og give de små og mellemstore virksomheder lettere adgang til at ansøge, bør du i disse tilfælde tillade fem referencer.
Ved at følge ovenstående to lavpraktiske råd, gør du det lettere for it-leverandørerne at byde sig til. Samtidig øger du sandsynligheden for at kunne tildele den bedste it-leverandør til opgaven til en skarp pris.
Og dét er jo netop hele formålet med anstrengelserne!
