Ny it-løsning? Er den gamle it-løsning teknisk eller funktionelt forældet? Eller er tiden blot inde til fornyet udbud? Du kan vælge at bygge nyt, modernisere det gamle eller købe et standard it-system. Men hvad er så bedst?

Dine valgmuligheder afhænger bl.a. af, om du ejer den eksisterende it-løsning, om den er værd at levetidsforlænge, og om markedet kan leve op til dine behov. Vi gennemgår her de tre overordnede valgmuligheder og giver dig indsigt i fordele og ulemper.

Byg nyt

Hvornår og hvorfor

Du kan altid bygge nyt. Om det er den bedste fremgangsmåde, afhænger ofte af organisationens unikke behov og fleksibiliteten i de eksisterende løsninger på markedet.

Hvis din organisation opererer på et ”nicheområde, er det ofte svært at finde en løsning i markedet, som passer til organisationens behov. Det kan fx være en styrelse, som efterlever en meget specifik og processtyret lovgivning. Her kan det være nødvendigt at bygge løsningen selv. Om du skal bygge løsningen med egne udviklere eller indkøbe løsningen hos en leverandør, afhænger af strategi, kompetencer og risikoprofil.

Fordele og ulemper

Fordelen ved at bygge selv er ofte blot at få en løsning, som understøtter ”niche” forretningsområdet. I andre tilfælde er det muligheden for at få en løsning tilpasset specifikt til organisationen eller at have ejerskabet og dermed fuld bestemmelsesret over løsningen.

Ulemperne er ofte økonomien, da der kun er din organisation til at betale for udvikling og vedligehold af løsningen. Derudover er systemudvikling kompliceret og risikabelt.

Modernisering

Hvornår og hvorfor

Hvis du vil modernisere og levetidsforlænge en eksisterende løsning, skal du have ejerskab over kildekoden. Du vil ofte vælge at modernisere af mange af de samme grunde som ved byg selv; at din organisation har særlige krav og forhold, som bedst adresseres med egen specialiseret løsning.

Et væsentligt argument for at modernisere er ønsket om at levetidsforlænge den eksisterende, teknisk forældede løsning. Du kan fx gennemføre en tilstandsvurdering af eksisterende løsning forud for en beslutning om at modernisere og levetidsforlænge løsningen. Tilstandsvurderingen giver dig et solidt indblik i kvaliteten af løsningen, mængden af teknisk gæld samt de relevante indsatsområder.

Fordele og ulemper

Fordelen ved at modernisere er bl.a. fleksibiliteten. Du kan fx gennemføre moderniseringen i etaper, så du undgår big bang konverteringer og implementeringer.

Ulemperne minder om ulemperne ved byg selv. Der er kun din organisation til at betale for moderniseringen. Typisk kræver moderniseringen også en del arkitekturkompetencer for at beslutte omfang, rækkefølge, teknologi, arkitektur, mønstre mv.

Køb standard

Hvornår og hvorfor

Standardløsningen er at foretrække, når organisationens behov i forhold til funktionalitet og processer svarer til mulighederne i markedet. Din organisation skal være klar og fleksibel til at tilpasse krav og arbejdsgange til standardløsningens konfigurationsmuligheder. Ofte vil behov på fx økonomiområdet kunne dækkes af eksisterende løsninger på markedet, idet økonomistyringsbehov ofte er relativt identiske på tværs af organisationer. Yderligere findes der et stort marked med branchetilpassede løsninger, som giver mulighed for individuelle tilpasninger. Løsningerne kan således ofte konfigureres i overensstemmelse med dine særbehov i forretningsunderstøttelsen.

Fordele og ulemper

Fordelene ved standardløsninger er som regel billigere og hurtigere anskaffelser, da løsningen findes og der er flere til at betale for udviklingen. Den tekniske implementering består af flytning af data og konfiguration af standardløsningen til organisationens behov. Dette kan normalt gennemføres væsentligt hurtigere end udvikling af en ny løsning eller moderniseringen af en eksisterende løsning.

Ulemperne er, at leverandøren bestemmer udviklingen af løsningen. Ligeledes er det en ofte overset omkostning, at du ”betaler” for en standardløsning ved at tilpasse organisationen og arbejdsgangene til løsningens virkemåde. Denne tilpasning er vanskelig at prissætte og indgår derfor ofte ikke i business cases og lignende.

En anden ofte overset udgift ved standardløsningen er flytning af kundeudviklede udvidelser (kodning) til nye versioner. Hvis du får udviklet kundespecifikke tilpasninger til standardløsningen, så kan det være en relativ stor omkostning at få flyttet disse udvidelser til en ny version af standardløsningen. Det kan let medføre opgraderingsomkostninger, som umiddelbart ikke giver forretningsmæssig værdi.

Konklusion

Som det fremgår af ovenstående, er der ikke et standardsvar på spørgsmålet om, hvordan du bedst anskaffer en ny it-løsning.

”Byg nyt” er ofte den dyreste løsning på den korte bane, mens anskaffelse af standardsystemer kan forekomme billigst. For sidstnævnte er en væsentlig del af omkostningerne dog ofte skjult i tilpasning af organisation og arbejdsgange til standardløsningen samt ved opgradering af kundespecifikke tilpasninger.

Så hvordan finder du den bedste fremgangsmåde for anskaffelse af ny it-løsning?

Anbefalingen herfra er en afklaringsproces, hvor du inddrager bl.a. strategi, markedsmuligheder, risikoprofil og forventninger til ændringer over tid. En del af processen kan være en markedsdialog, hvor du kan teste dine forventninger mod leverandørmarkedet.

En anden mulighed er, at du laver en fit/gap-analyse, hvor du matcher organisationens behov og processer ind i eksisterende standardløsninger.

Når du har været igennem overvejelserne og besluttet dig for enten at bygge nyt, modernisere eller købe standardløsning, så er du godt rustet til næste skridt, hvad enten det er indkøb via SKI, anden rammeaftale eller eget EU-udbud.