//Hvad kan erhvervsskolerne lære af kommunernes monopolbrud ved anskaffelse af studieadministrative systemer?
Martin Corneliussen
Chefkonsulent
msc@OptimumIT.dk
1. januar 2018 It-modernisering

Hvad kan erhvervsskolerne lære af kommunernes monopolbrud ved anskaffelse af studieadministrative systemer?

KOMBITs monopolbrudsprogram har til formål at gøre op med KMD’s monopol på it til kommunerne, bl.a. på det sociale område. Kommunerne skal således kunne konkurrenceudsætte de kommunale løsninger med henblik på at opnå gode løsninger og bedre priser.

Monopolbruddet er udtryk for en markedsgørelse af kommunale administrative it-systemer, der trækker paralleller til Styrelsen for it og lærings (STIL) igangværende markedsgørelse af studieadministrative systemer til Erhvervsskolerne. Erfaringerne fra monopolbruddet er således en potentiel videnskilde for Erhvervsskolerne til at sikre bl.a. omkostningseffektiv og fleksibel it-arkitektur samt indkøb af egnede og økonomisk attraktive løsninger.

Med STILs igangværende markedsgørelse udfases det eksisterende statslige studieadministrative it-system EASY-A til fordel for markedsleverede it-systemer. Som følge deraf skal alle erhvervsskoler indenfor det næste ca. halvandet år skifte til et studieadministrativt system, der leveres af en privat leverandør.

Konsekvenserne af markedsgørelsen er i store træk de samme for erhvervsskolerne, som monopolbruddet med KMD var for kommunerne. Nu skal erhvervsskolerne, som indkøber af it-systemer, til selv at stille krav til it-løsningerne og leverandørerne frem for blot at anvende et system, hvor én central fællesoffentlig ejer har taget hånd om det meste.

Så hvad kan erhvervsskolerne lære af kommunernes erfaringer fra monopolbruddet?

Umiddelbart er der tre anbefalinger, som kan hjælpe erhvervsskolerne til bedre og mere optimale it-løsninger samt drifts- og vedligeholdelsesaftaler.

  • Første anbefaling er at gå sammen med andre skoler om anskaffelsen. Flere tænker bedre og har flere eksekveringskræfter end én. Ved at gå sammen øges kompetencerne og dermed sandsynligheden for, at alle kompetencebehov dækkes ind. Kommunerne slutter sig i stigende grad sammen i it-fællesskaber som f.eks. KOMBIT, OS2 og Brugerklubben SBSYS. Fællesskaberne har bl.a. styrket kommunernes forhandlingsposition overfor it-leverandørerne og tiltrukket nye aktører og dermed it-mæssige muligheder til markedet. På tilsvarende vis kan erhvervsskolerne i frivillige fællesskaber opnå fordele i en anskaffelsesproces.
  • Anden anbefaling er at etablere et anskaffelsesprojekt og sikre, at der i bemandingen indgår erfarne it-kompetencer med ekspertise indenfor offentlige it-anskaffelser. Denne ekspertise vil således kunne gøre en stor forskel i forhold til at sikre, at anskaffelsen rammer det rigtige kompromis mellem pris og kvalitet, og at den eller de pågældende erhvervsskolers forretningsmæssige såvel som it-tekniske behov opfyldes. Dette omfatter bl.a. også at fremtidssikre anskaffelsen og tage højde for behovet for genudbud samt muligheden for effektiv migrering til ny løsning. Hvis erhvervsskolerne i tråd med første anbefaling går sammen, øges mulighederne for i fællesskab at sikre de rette kompetencer til anskaffelsesprojektet.
  • Tredje anbefaling er at udarbejde kravspecifikationen på baggrund af ”Behovsanalyse af et nyt studiesystem”, som foreningerne Danske Erhvervsskoler (DE) og Danske SOSU-skoler i fællesskab har fået udarbejdet. Behovsanalysen vil give anskaffelsesprojektet en betydelig genvej i forhold til udarbejdelse af kravspecifikationen. På tilsvarende vis har kommunerne f.eks. som en del af DHUV (Digitalisering af handicap og udsatte voksne) fået stillet fælleskommunale it-kravspecifikationer til rådighed til brug for målrettede og effektive it-anskaffelser til understøttelse af sagsbehandling af Handicappede og Udsatte Voksne. Dette har sikret kommunerne en minimumsstandard for kvaliteten af løsningerne, og at løsningerne er forberedte på at kunne udveksle data mellem løsningerne såvel som med andre systemer indenfor området.

Markedsgørelsen af studieadministrative it-systemer giver erhvervsskolerne et større it-marked samt større grad af selvbestemmelse i valget af løsninger. Dette giver øgede muligheder, men stiller samtidig også krav om øget modenhed og professionalisme i såvel it-anskaffelserne samt forvaltningen heraf.

Chancen er her nu.

Hvis erhvervsskolerne griber anskaffelsesprojekterne hensigtsmæssigt an og evt. går sammen med ligesindede, er mulighederne for succes store.