”Det er svært at slippe gennem nåleøjet i offentlige udbud!”. Sådan lyder budskabet ofte fra it-leverandørerne. Det gælder især it-leverandører, der har svært ved at slippe igennem prækvalifikation i de formelle udbudsprocesser. Udbudsloven får ofte skylden. Men måske kan it-leverandørerne også selv øge chancerne med gode referencer til prækvalifikation? Set fra ordregivers side, er her et bud på, hvad der skal til.

Brug af prækvalifikation i EU-udbud

I mange it-udbud i den offentlige sektor anvendes prækvalifikation. Formålet med prækvalifikation er især at begrænse antallet af tilbudsgivere, både for at spare ordregivers tid samt tid og omkostningerne hos tilbudsgivere. Hvis ordregiver i et udbud uden prækvalifikation får fx 11 tilbud, skal alle 11 tilbud behandles lige omhyggeligt som følge af krav om ligebehandling. Dette uanset om 4 af tilbudsgivernes erfaringer vurderes af så dårlig kvalitet, at de på ingen måde kan løse opgaven. Formålet med en prækvalifikation er derfor at give de mest egnede ansøgere mulighed for at afgive et tilbud.

For at finde de mest egnede tilbudsgivere, opstiller ordregiver derfor en række kriterier, som ansøgerne vurderes efter, herunder udelukkelsesgrunde og egnethedskriterier. Her vil vi kun beskæftige os med egnethed, da udelukkelsesgrundene er et rent juridisk anliggende.

Tilbudsgivers egnethed

Egnethed opdeles normalt i forhold til økonomisk egnethed, fx krav til egenkapital og omsætning samt teknisk og faglig egnethed. I forhold til teknisk og faglig egnethed vil der som regel for tilbudsgiver være mulighed for at beskrive et antal referencer. Det er tidligere leverancer til andre ordregivere, som vurderes som sammenlignelige. Det er vurderingen af disse referencebeskrivelser, som ligger til grund for, hvilke ansøgere, der opfordres til at give tilbud.

Derfor opstiller ordregiver nogle kriterier for vurdering af referencer til prækvalifikation, som øger sandsynligheden for at kunne vælge en egnet leverandør; dvs. en leverandør der kan løse opgaven og levere det ”rigtige” system. Et kriterie kan være, at leverandøren har leveret et lignende system til en lignende organisation eller kan demonstrere kendskab til bestemt lovgivningsområde i en leverance.

Nedenstående er et eksempel på et kriterie, der kan anvendes, hvis man som kommune vil købe et kursusadministrationssystem og søger at begrænse antallet af tilbudsgivere:

Ved vurdering vil ordregiver lægge vægt på referencer fra sammenlignelige leverancer, herunder særligt på:

  • At leverancen vedrører et kursusadministrationssystem, til anvendelse i den kommunale forvaltning, leveret til en kommune med mindst 50.000 indbyggere

 

Det betyder ikke, at en reference vedrørende leverance af et kursusadministrationssystem til en kommune med 30.000 indbyggere ikke tillægges vægt. Det betyder, at referencen vil blive vægtet lavere end en reference til en kommune med mindst 50.000 indbyggere. Til gengæld har det ikke betydning, om leverancen har været til en kommune med 60.000 indbyggere eller 100.000 indbyggere. Her vil det være de øvrige kriterier, som afgør forskelle i vurderingen af hver reference.

Er det værd at ansøge og hvilke referencer skal med?

Som beskrevet ovenfor, så vil leverancer, der ikke 100% matcher kriterierne stadig kunne være relevante og anvendes som referencer. Din beslutning af, om det er værd at ansøge om prækvalifikation, beror på en samlet vurdering af dine referencer og deres match i forhold til de opsatte kriterier. I nogle udbud fremgår det, at der maksimalt vil blive vurderet fx 5 referencer til prækvalifikation og at flere (op til 5) tæller positivt. Har du kun 2 relevante referencer, kan det blive svært at opnå prækvalifikation, medmindre du forventer, at øvrige leverandører står i samme situation.

Hvad skal du lægge vægt på?

En udbudsbekendtgørelse skal læses på samme måde, som du til en eksamen læser en opgavetekst, eller som du læser et jobopslag. Du skal ”spotte” de nøgleord og begreber, som ordregiver anvender. På samme måde skal du prøve at sætte sig i ordregivers sted og regne ud, hvad det er, som ordregiver søger. Det nytter ikke noget, at du vedlægger en standardbeskrivelse af din løsning som reference, hvis fokus i denne standardbeskrivelse ikke matcher ordregivers ønsker (og min erfaring er, at det gør den med stor sandsynlighed ikke!).

Det gælder om at gøre det så let som muligt for ordregiver at prækvalificere din virksomhed.

Og så skal du stille spørgsmål, hvis ordregivers hensigt ikke står helt klar.

Eksempler på den mindre gode og den bedre referencebeskrivelse

Nedenfor opstiller jeg et fiktivt eksempel på udbudsbetingelser ledsaget af et eksempel på en mindre god og en bedre referencebeskrivelse.

Eksempel på (fiktiv) udbudsbekendtgørelse:

Beskrivelse:

Korsbæk Kommune ønsker at anskaffe et nyt system til håndtering af kursusadministration og kursustilmeldinger for kommunens medarbejdere. Kommunen har i dag et kursusadministrationssystem, som teknologisk og anvendelsesmæssigt er forældet. Den nye løsning skal give mulighed for at medarbejdere kan tilgå kursuskataloget via deres mobiltelefon/tablet/computer og søge efter specifikke kurser. Ligeledes skal ansøgning og evt. godkendelse af leder kunne foregå på et mobilt device og på kommunens computere. Kommunikationen med medarbejdere skal ligeledes kunne ske via løsningen og via det kommunale mailsystem (Exchange/Outlook).

Rettigheder i løsningen skal håndteres og styres via kommunes fælles AD.

Løsningen skal understøtte oprettelse af hold/kurser, tilmeldinger, ændringer til deltagere og datoer, gennemførsel og evaluering af hold/kurser.

Oplysning om begrænsningen af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud eller deltage

Forventet antal ansøgere: 4

Objektive kriterier for valg af det begrænsede antal ansøgere:

 Ved begrænsning af antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil ordregiver vælge de fire (4) ansøgere, som i lyset af den udbudte opgave har den bedste tekniske og faglige formåen.

Ved vurderingen vil ordregiver lægge vægt på referencer fra sammenlignelige leverancer, herunder særligt:

  • At leverancen vedrører et kursusadministrationssystem til anvendelse i den kommunale forvaltning til en kommune med mindst 50.000 indbyggere
  • At leverancen vedrører et kursusadministrationssystem eller tilsvarende, som anvendes bredt i den kommunale forvaltning fra såvel mobile devices som computere
  • At leverancens rettighedsstyring foretages via et kommunalt AD
  • At leverancen vedrører it-understøttelse af planlægning, tilmelding, gennemførsel og evaluering af hold/kurser, gerne gennem samarbejde mellem flere kursusejere

Flere referencer (op til 4) vægtes højere end færre referencer.

 

Når du som leverandør læser kriterierne, er der en række begreber og termer, som du skal lægge mærke til og tilpasse sine referencer efter. Nedenfor har jeg prøvet at fremhæve de termer, som jeg mener er relevante:

  • At leverancen vedrører et kursusadministrationssystem til anvendelse i den kommunale forvaltning til en kommune med mindst 50.000 indbyggere
  • At leverancen vedrører et kursusadministrationssystem eller tilsvarende, som anvendes bredt i den kommunale forvaltning fra såvel mobile devices som computere
  • At leverancens rettighedsstyring foretages via et kommunalt AD
  • At leverancen vedrører it-understøttelse af planlægning, tilmelding, gennemførsel og evaluering af hold/kurser, gerne gennem samarbejde mellem flere kursusejere.

En mindre god beskrivelse af en reference til prækvalifikation kunne lyde således:

Reference 1: KursusSys

KursusSys kursusadministrationsprogram anvendes i Bordesholm Kommunen. KursusSys kan håndtere hele procesflowet fra oprettelse af et kursus til bedømmelse af kurserne. Alle stamdata og oplysninger om kursister er tilgængelige for kursusadministrator og afholderen af kurset.  Alle rettigheder kan styres og tildeles af administrator og/eller kommunens it-afdeling.

KursusSys er lavet i det mest moderne programmeringssprog og frontend anvender HTML5.

 

Denne reference fortæller om et sikkert glimrende kursussystem, men vil givetvis få en relativ lav bedømmelse hos ordregiver, da ordregiver vil være usikker på flere kriterier:

  • Har Bordesholm kommune over 50.000 indbyggere?
  • Er det via AD, at rettighedsstyringen foretages, når kommunens it-afdeling kan lave styringen?
  • Betyder anvendelsen af HTML5 på frontend, at systemet kan anvendes på mobile devices og computere?
  • Er bedømmelse det samme som evaluering?
  • Kan flere personer samarbejde om planlægning og gennemførsel af kurser?

En noget bedre beskrivelse kunne være, her opsat direkte mod kriterierne:

Reference 1: KursusSys

At leverancen vedrører et kursusadministrationssystem til anvendelse i den kommunale forvaltning til en kommune med mindst 50.000 indbyggere

KursusSyS er et kommunalt kursusadministrationssystem, som er leveret til og anvendes i Bordesholm Kommune med 55.000 indbyggere.
At leverancen vedrører et kursusadministrationssystem eller tilsvarende, som anvendes bredt i den kommunale forvaltning fra såvel mobile devices som computere KursusSys anvendes af alle medarbejdere i Bordesholm Kommune og anvendes derfor bredt. KursusSys er, via frontend i HTML5, tilgængelige for kommunens medarbejdere via alle devices, herunder mobil, tablet og computere udstyret med en moderne browser.
At leverancens rettighedsstyring foretages via et kommunalt AD

 

KursusSys administreres i Bordesholm Kommune af administrator i systemet eller af kommunens it-afdeling via AD grupper. Kommunen har valgt administrationsmetoden i den initiale opsætning af systemet.
At leverancen vedrører it-understøttelsen af planlægning, tilmelding, gennemførsel og evaluering af hold/kurser, gerne gennem samarbejde mellem flere kursusejere KursusSys dækker i Bordesholm Kommune hele flowet fra planlægning, tilmelding, over gennemførsel og understøtter løbende evaluering af kurset. KursusSys tillader et vilkårligt antal personer (kursusejere eller personer med andre udvalgte rettigheder) i kommunen at samarbejde i hele processen.

 

I denne version af referencen er anvendt de samme begreber, som ordregiver anvender, og der er svaret direkte i forhold til kriterierne. På denne måde er ordregiver ikke i tvivl om, at samtlige kriterier er opfyldt for referencen. Udover at skrive direkte mod kriterierne må du selvfølgelig også gerne beskrive systemets mange øvrige fortræffeligheder, blot du er sikker på, at referencebeskrivelserne behandler alle de kriterier, som ordregiver har opstillet.

Peer-review

Et check af forståelsen er at få en person, som ikke har været med til at udforme besvarelsen, til at læse peer-review. Min kollega Lars Handrup argumenterer for at anvende peer-review ved udarbejdelse af udbudsmateriale i denne artikel: Peer-review mindsker transaktionsomkostningerne og styrker konkurrencen om udbud. Samme fordele gør sig gældende med peer-review til kvalitetssikring af referencer og tilbud generelt.

Opsummering: De 5 ting du skal huske, når du skriver referencer til prækvalifikation

Nedenfor opsummeres de råd til referenceskrivning, som vil gøre det let for ordregiver at vurdere referencen og øge sandsynligheden for, at referencen vil blive vurderet højt af ordregiver:

  • Læs udbudsbetingelserne og kriterierne grundigt
  • Forsøg at aflæse, hvad ordregiver ønsker at opnå i prækvalifikationen
  • Anvend ordregivers termer og begreber
  • Skriv ind til ordregiveres kriterier
  • Foretag peer-review af referencebeskrivelserne

Ovenstående forslag giver selvfølgelig ikke garanti for prækvalifikation. Men ved at anvende denne tilgang er de tekniske dele af referencebeskrivelsen i orden og bedømmelsen vil derfor ske i forhold til referencens relevans.