Når standardsystemet møder virkeligheden: Fra standardvalg til organisatorisk forandring 

Der er mange gode grunde til, at standardsystemer er populære. 

Ved at vælge færdigudviklede løsninger kan organisationer ofte opnå lavere omkostninger, hurtigere implementering, færre fejl og adgang til løbende forbedringer. 

Løsningerne er bygget til at kunne bruges af mange organisationer med nogenlunde ens behov. De er gennemprøvede, udbredte og i mange tilfælde allerede anvendt med succes i organisationer, der ligner ens egen. 

For mange ledelser og it-afdelinger fremstår de derfor som et både ansvarligt og rationelt valg. 

Og ofte er et gennemtestede standardsystem også et godt valg. 

Men spørgsmålet er, om vi i nogle tilfælde bliver lidt for forelskede i selve ideen om standardsystemet – og lidt for blinde for, hvad det faktisk kræver at få det til at fungere i praksis. 

For når virkeligheden rammer, er det ikke altid systemet, der tilpasser sig organisationen. Det er organisationen, der bliver bedt om at tilpasse sig systemet. 

Det er et område, som hos Optimum IT har beskæftiget os meget med de seneste +15 år og her er nogle af vores centrale indsigter om emnet.  

Hvad gør standardsystemer attraktive? 

Det er ikke svært at forstå, hvorfor standardsystemer står stærkt i mange anskaffelsesstrategier. De kommer typisk med en række oplagte fordele.  

• De er ofte billigere at anskaffe end specialudviklede løsninger. 

• Leverandøren har implementeret dem før. 

• Fejl og uhensigtsmæssigheder er i et vist omfang allerede opdaget og håndteret. 

• Flere kunder deler udgifterne til vedligeholdelse og videreudvikling. 

• Man får løbende adgang til nye releases og generelle forbedringer. 

På nogle områder findes der modne brancheløsninger, som allerede understøtter velkendte behov. Det gælder også i den offentlige sektor. Fx er ESDH- og økonomisystemer er oplagte eksempler på standardsystemer, der fungerer godt i mange organisationer.  

Så langt, så godt. 

Men så kommer bagsiden af medaljen. For når en organisation vælger et standardsystem, bygger beslutningen næsten altid på en vigtig forudsætning: at systemet kan implementeres med relativt få tilpasninger.  

Det er ofte selve præmissen for, at standardsystemet fremstår som den rigtige løsning. Hvis systemet kun kræver begrænsede ændringer, bevarer man fordelene ved standardisering: lavere kompleksitet, nemmere vedligeholdelse og bedre økonomi over tid.  

Men det er også her, mange organisationer bliver overraskede. 

For i løbet af afklaringsfasen – eller senere under implementeringen – går det op for dem, at den organisatoriske og forretningsmæssige tilpasning er langt større, end først antaget. Processer skal ændres. Roller skal flyttes. Godkendelsesflows skal gentænkes. Beslutningsveje skal forenkles. Driftsmodellen skal tilpasses.  

Og pludselig bliver det tydeligt, at det ikke bare er et nyt system, der skal indføres. Det er en ny måde at arbejde på. 

Når organisationen stejler 

Det er ofte på det tidspunkt, organisationen begynder at trække i håndbremsen. 

Ikke nødvendigvis formelt. Men i praksis. 

Man opdager, at de nødvendige ændringer i forretning og organisation er sværere, mere omfattende og mere politisk følsomme, end man havde forventet. Og i stedet for at tilpasse organisationen til standardsystemets logik, begynder man at presse systemet til at passe bedre til organisationens eksisterende virkelighed.  

Det er forståeligt, men det er også risikabelt.  

Når antallet af systemtilpasninger vokser, sker der ofte to ting:  

• Der er reelt ikke længere tale om et standardsystem.  

• Det oprindelige rationale bag anskaffelsesstrategien begynder at smuldre.  

Når systemet tilpasses i stor stil, forsvinder mange af de fordele, som gjorde det attraktivt i første omgang. Vedligeholdelsen bliver dyrere. Opgraderinger bliver sværere.  

Leverandørafhængigheden vokser, og projektet bliver mere komplekst, end organisationen havde regnet med.  

Følgevirkningerne er velkendte: forsinkelser, budgetoverskridelser og en løsning, som hverken er rigtig standard eller rigtig skræddersyet. 

Når standardsystemet holder op med at være et standardsystem 

Der findes flere eksempler på organisationer, der er startet med ambitionen om at implementere et standardsystem på systemets præmisser – og endt et helt andet sted. 

Et af de mest omtalte eksempler er Birmingham City Councils implementering af Oracles økonomisystem, der er beskrevet på cio.com.

Ambitionen var netop at indføre løsningen som et standardsystem uden væsentlige tilpasninger og i stedet ændre organisation og arbejdsgange derefter. Men da implementeringen ramte virkeligheden, viste det sig, at ændringerne i organisationen var langt mere omfattende, end man var villig eller i stand til at gennemføre. Resultatet blev et voksende omfang af systemtilpasninger, stigende omkostninger og markante forsinkelser. 

Det er et ekstremt eksempel, men dynamikken er genkendelig mange steder.  

Undgå Imødese faldgruber 

Her kunne man med rette stoppe og spørge, om det så betyder, at vi helt skal droppe standardsystemer?  

Svaret er kort: Nej. 

Standardsystemer kan være et rigtig godt valg. Ofte det rigtige valg. Men de kræver, at man er langt mere ærlig om præmisserne for valget. 

Det afgørende spørgsmål er ikke bare, om systemet kan dække behovet. Det er også, om organisationen reelt er klar til at arbejde ud fra systemets præmisser.  

Hvis svaret er nej, bør det have konsekvenser for både anskaffelsesstrategien, businesscasen og den måde, løsningen bliver vurderet på.  

For ellers sammenligner man i virkeligheden ikke løsninger på et retvisende grundlag. 

En tjekliste inden køb 

Hvis organisationen vil træffe et mere oplyst valg, skal den blive bedre til at undersøge konsekvenserne af standardsystemet, før beslutningen bliver låst. 

Det gælder især på tre områder: 

1. Forretningsmæssige konsekvenser 
   Hvilke ændringer i processer, roller og beslutningsveje kræver systemet egentlig?  

2. Organisatorisk kapacitet 
   Har organisationen realistisk mulighed for at gennemføre de nødvendige ændringer samtidig med en implementering?  

3. Kompetencer og erfaring 
   Har man mennesker tæt på bordet, der forstår, hvordan standardsystemet faktisk virker i praksis — ikke kun i leverandørens præsentation? 

At gennemgå de tre områder kan føre til øget indsigt i behov, kompetencer og ændring af arbejdsgange.   

Ofte vil en gennemgang kaste lys over de eventuelle organisatoriske eller procesmæssige ændringer, der er nødvendige at gennemføre i forbindelse med anskaffelsen.  

Hvis organisationen allerede tidligt kan se, at bestemte arbejdsgange, godkendelsesstrukturer eller driftsprincipper vil være uforenelige med standardsystemets logik, kan det ligefrem give mening at begynde forandringen, før systemprojektet går i gang. 

Det har to fordele: 

1. For det første reducerer det presset på selve implementeringen. For det andet giver det organisationen værdifuld læring om, hvor modstanden og kompleksiteten faktisk ligger. 

2. Og netop den læring kan være afgørende input til både anskaffelsesstrategien og kravene til løsningen. 

I den forbindelse har min kollegaer Kasper Bang også foldet emnet behovsafdækning og specifikation af software indkøb ud her: Softwareindkøb i det offentlige: Guide til SKI 02.06  

Den centrale erkendelse 

Ofte er det egentlige problem ikke, at vi vælger standardsystemer. 

Derimod er det, at vi alt for ofte vælger dem på et idealiseret billede af, hvad standard betyder. 

Vi ser fordelene tydeligt i anskaffelsesfasen, men undervurderer konsekvenserne i implementeringsfasen. Vi regner med begrænsede systemtilpasninger, men undervurderer organisationens forandringer. Og når organisationen ikke kan eller vil tage de forandringer på sig, ender vi med at ændre systemet i stedet.  

Det betyder ikke at standardsystemer er overvurderede. 

Men de bliver ofte overvurderet, når organisationen ikke er realistisk omkring, hvad det kræver at implementere dem på deres egne præmisser.  

Derfor bør spørgsmålet ikke alene være: Er et standardsystem den rigtige løsning? 

Det bør også være: Er vi reelt klar til de forandringer, det kræver? 

Hvis ikke det spørgsmål bliver stillet tidligt og ærligt nok, risikerer standardsystemet at blive valgt på et forkert grundlag – og senere tilpasset så meget, at hele idéen med standardisering forsvinder. 

Det er sjældent en billig erkendelse. 

Få hjælp fra nogen, der har været der 

Hos Optimum IT hjælper vi organisationer med at træffe mere oplyste valg, når der skal vælges mellem standard, modernisering eller nyudvikling.  

Vi har omfattende erfaring med at assistere i de svære afklaringer før anskaffelsen – både i form af analyse og afklaring, arkitekturvurderinger, anskaffelsesstrategi, kravspecificering eller udbudsrådgivning.   

Altid med det formål at skabe et bedre beslutningsgrundlag, før projektet bliver låst fast i en løsning, som viser sig at være dyrere og mere kompleks end forventet for din organisation.   

Ræk ud i dag, og lad os tage en uformel snak om situationen i din organisation.   

Om Esben Nielsen