Udbudsdesign: Sådan skaber du reel konkurrence – også når nogle leverandører har et naturligt forspring 

Når en organisation (private såvel som offentlige) skal genudbyde en løsning eller anskaffe nyt oven på en eksisterende teknisk platform, opstår der ofte en velkendt bekymring: 

Har den siddende leverandør eller de leverandører, der allerede kender platformen, i praksis et forspring, som gør konkurrencen skæv? 

Det er en reel og velkendt problemstilling, især for mange offentlige organisationer.  

Den siddende leverandør har typisk et indgående kendskab til systemet, organisationen og de tekniske forhold. Det kan gøre det vanskeligere for nye aktører at byde konkurrencedygtigt ind, selv om de i princippet har kompetencerne til at løse opgaven. Det ved både den siddende leverandør og nye aktører. Der er derfor risiko for, at ingen af dem lægger sig i selen, når de laver tilbud. 

Men det betyder ikke, at konkurrencen er afgjort på forhånd. 

Målet er ikke flest mulige tilbud 

Hos Optimum IT arbejder vi løbende med udbud, hvor netop den problemstilling er central.

Det kan fx være, når en ny it-løsning skal etableres på en eksisterende digital platform, som nogle få leverandører allerede kender indgående.

Det kan også være i udbud, hvor den siddende leverandør har opbygget en naturlig fordel gennem flere års drift, kendskab til organisationen og adgang til teknisk viden.  

I begge tilfælde kan den bedste løsning sagtens komme fra udefrakommende leverandører, og derfor kan det være væsentligt at tilrettelægge udbuddet, så relevante konkurrenter får et tilstrækkeligt grundlag for at byde ind på lige vilkår. 

Det betyder dog ikke, at målet er at åbne udbuddet mest muligt. Nogle anskaffelser kræver helt bestemte erfaringer, tekniske kompetencer eller dokumenteret viden. I de situationer kan det være både relevant og nødvendigt at afgrænse markedet. 

I andre tilfælde kan flere leverandører reelt løse opgaven, hvis udbudsmaterialet giver dem en fair mulighed for at forstå behovet og konkurrere på det rigtige grundlag. 

Kunsten ligger tidligt – typisk i udbudsdesignet 

Hvis man ønsker reel konkurrence, skal man være skarp på, hvad der faktisk er nødvendigt for at løse opgaven, og hvad der alene følger af den eksisterende løsning, historik eller arbejdsmetode. 

Pointen er ikke bredde for breddens skyld. Målet er et konkurrencefelt, hvor relevante leverandører får mulighed for at konkurrere på et oplyst grundlag, så den udbydende organisation får mulighed for at træffe et rigtigt valg og finde den mest passende løsning.  

I mange af de konkrete anskaffelser, vi har bistået med, er det lykkedes at tilrettelægge processen, så også leverandører uden samme forhåndskendskab til en given platform eller infrastruktur har kunnet byde værdifuldt ind. 

Nogle gange har det betydet, at en ny leverandør har vundet. Andre gange har det skærpet konkurrencen og kvalificeret tilbuddene fra de mere etablerede aktører. 

I begge tilfælde var det godt for kunden. 

Det afgørende er, at et bredere konkurrencefelt går hånd i hånd med et udbud, hvor pris, kvalitet og øvrige relevante forhold vurderes på en måde, der afspejler organisationens reelle behov. Det er først dér, konkurrencen for alvor skaber værdi. 

Sådan skaber du et reelt konkurrencefelt 

Et godt udbud handler i sidste ende om at skabe et reelt valg mellem relevante løsninger. 

Det kræver, at behov, krav, information og evaluering bliver tilrettelagt med blik for både markedet, den tekniske virkelighed og den forretningsmæssige opgave. 

Derfor bør man tidligt tage stilling til, hvilke kompetencer der faktisk er nødvendige, hvilken viden alle tilbudsgivere skal have adgang til, og hvordan pris og kvalitet skal vægtes. 

Når det lykkes, får flere relevante leverandører mulighed for at konkurrere på et oplyst grundlag, samtidig med at kravene til kvalitet og leveranceevne fastholdes. 

Det er i sidste ende det, som godt udbudsdesign og udbudsmateriale skal kunne. Udbuddet skal give ordregiveren det bedst mulige grundlag for at vælge den løsning, der passer bedst til behovet. 

Sparring, support og inspiration 

Som du måske har læst mellem linjerne, er vi hos Optimum IT passionerede omkring emnet ovenfor. Vi er faktisk lidt udbudsnørder. 

Står din organisation foran et genudbud eller en anskaffelse, hvor konkurrencesituationen er vanskelig at vurdere, tager vi gerne en dialog om, hvordan markedet, kravene og processen kan tilrettelægges. 

#skalvisåkommeigang 

Om Christian Callsen