Data er guld for din forretning. Den erkendelse er afgørende. Men så melder spørgsmålet sig: ”Hvordan veksles guldet til værdi for forretningen? Hvad skal der til?” En del af svaret er, at data skal have ledelsens bevågenhed. Vi giver dig her et par tips.

Data danner grundlag for beslutninger og er en del af forretningen i både offentlige og private virksomheder. Men ofte betragtes data blot som en integreret del af it-systemerne eller som grundlaget for nøgletal og rapporter.

Mange ledere forstår behovet for at være datadreven. Hvis du ikke er datadreven, bliver din virksomhed udkonkurreret. Og alligevel har en del virksomheder ikke tilstrækkeligt ledelsesmæssigt fokus på data.

Tag ansvar for datakvaliteten

Hvordan kan du stole på data i din virksomhed? Og hvem har ansvaret?

I bruger rapporter med flotte grafer, tabeller og nøgletal til at træffe operationelle, taktiske og strategiske beslutninger. Disse beslutninger er kritiske for virksomhedens daglige drift og udvikling. I forventer derfor med rette, at datagrundlaget er brugbart til disse formål. Og rapporternes flotte, visuelle fremtoning medvirker til at skabe troværdighed om informationen.

Måske forventer du, at dit Business Intelligence (BI) team, der udarbejder ledelsesrapporterne, har styr på datakvaliteten? De er formentlig dygtige og erfarne og du har fuld tillid dem. Og i små virksomheder, hvor ledelsen selv kender hele biksen, it-systemerne og dataflowet, kan dette være tilstrækkeligt.

I mellemstore og store virksomheder er virkeligheden dog en anden. Her har BI-teamet hverken tilstrækkelig detaljeret forretningsmæssig indsigt i alle virksomhedens afkroge eller tilstrækkeligt mandat til at kunne sikre datakvaliteten. Ofte kan BI-teamet til en vis grad kompensere for fx kendt inkonsistens mellem udvalgte data på tværs af virksomheden. Dette vil dog i praksis ikke være nok i takt med de øgede krav til data.

F.eks. kan en virksomhed opleve, at datakvaliteten i callcenteret forringes, når der er travlhed. Når personalet har en lang kø med store ventetider, kan inddateringen af data blive mindre grundig. Dette er ofte en naturlig konsekvens af fælles mål om hurtig ekspedering og at undgå utilfredse kunder.

Men den vigende datakvalitet i spidsbelastningen er et stort problem. For netop her er påvirkningen af virksomhedens økonomi stor og ledelsen vil have et naturligt større fokus. Men beslutningsgrundlaget lider under den lavere datakvalitet. Og ledelsen ved det måske ikke.

Tag styringen over data

Data kan og bør styres. Disciplinen kaldes data governance.

Data governance er en ledelsesdisciplin, hvor der etableres organisering, krav og politikker for håndtering af data i virksomheden. Dette omfatter bl.a. følgende:

  • Ledelsesbevågenhed på data og forretningens afhængighed af data i virksomhedens strategi
  • Overblik over virksomhedens problemer med data
  • Organisering af datahåndteringen, således at forretningen tager ejerskab over data
  • Fokus på datakvalitet gennem målinger og forudsigelighed i processer
  • Overblik over datasammenhænge i virksomheden

Data governance hører hjemme i forretningen. Data governance kan derfor ikke håndteres som et it-projekt eller overlades til it-afdelingen eller BI-teamet.

Udnævn data stewards

Det første skridt på rejsen er formelt at udpege data stewards i forretningen. Disse har til opgave at koordinere opgaver og orientere interessenter.

Ofte har dygtige medarbejdere allerede mere eller mindre uformelt taget ansvaret for udvalgte data. Men de har ofte ikke mandat til at tage alle nødvendige beslutninger eller pligt til at koordinere på tværs af virksomheden.

Nu er tiden kommet til at identificere disse ansvarsfulde og kompetente medarbejdere og give dem det formelle ansvar. Det vil gøre deres arbejde med data legitimt og lettere.

Du kan med fordel skabe overblik over roller og ansvar i organisationen med en RACI-model.

RACI specificeres som en matrice, der definerer hvem gør hvad og hvornår ved hændelser (Responsible, Accountable, Consulted og Informed). Det kan bidrage til at skabe klarhed i organisationen om hinandens ansvar, behov og opgaver ved arbejdet med data.

Vælg et realistisk ambitionsniveau

Det er afgørende, at du vælger et realistisk ambitionsniveau. Det koster tid og penge at blive en datadrevet virksomhed. Og ikke mindst skal organisationen kunne følge med.

Du bør derfor sætte realistiske mål og prioritere de initiativer, som giver værdi af indsatsen.

Det kan i den forbindelse blive nødvendigt at nedprioritere andre store og krævende transformationsprojekter, der lægger beslag på forandringskapaciteten i organisationen. Dermed frigives kræfter til at implementere data governance initiativerne og nå i mål med forandringerne.

Virksomheden bliver ikke datadrevet med et par hurtige og ambitiøse satsninger. Men hvis du prioriterer og tager små skridt, kan guldet i data indkasseres og du er godt på vej til at blive datadrevet.