Hvorfor fejler jeres procesoptimering? (Spoiler: Det er sjældent processen.)  

Hos Optimum IT har vi gennem mange år arbejdet med porteføljeanalyser, tilstandsvurderinger, arkitektur, governance og andre former for it-rådgivning i komplekse organisationer.

I gennem vores arbejde er der en ting, der går igen i ethvert projekt. Fokus på procesoptimering – og med rette. Den rette proces kan ofte have en enorm effekt på implementeringen af en løsning.

Men der er også en anden observation, der ofte går igen: Selv den bedst beskrevne og implementerede proces kan skabe begrænset værdi, hvis forretning, it og ledelse ikke arbejder i samme retning.  

Vi ser især, at en proces kan være veldesignet på papiret og stadig falde fra hinanden i praksis, hvis: 

• It og forretning er ikke enige om målet. 

• Gouvernance gør ikke det muligt at prioritere og beslutte. 

• Ansvaret er uklart. 

• Tilliden mellem teams er for svag. 

• Eller arkitekturen kan ikke understøtte ændringer hurtigt nok. 

I den forbindelse introducerer vi ofte Business-IT Alignment (BITA) som et afgørende værktøj. BITA måler sammenhæng i mellem it og forretning på 7 dimensioner, bl.a. omkring Struktur og processer, som ofte er et væsentligt element.   

I nedenstående har jeg samlet vores væsentligste indsigter i forhold til at sikre sammenhæng omkring etablering af processer.

Du kan også læs mere om BITA som et samlet rammeværk: Strategi og digitalisering på kollisionskurs: Få forretning og it til at spille sammen 

Når processen ser god ud, men ikke virker 

Hos Optimum IT oplever vi, at det ofte er det samme, der er i spil hos de organisationer, vi hjælper. 

Organisationer investerer massivt i procesværktøjer og systemunderstøttelse. På papiret ser modenheden høj ud. Men i praksis tager ændringer måneder. Projekter bliver forsinket. Og de samme problemer går igen. 

Det skyldes sjældent, at processen nødvendigvis er forkert.  Oftest er det fordi organisationen på tværs ikke er stærk nok.

Hvis kommunikationen halter, governance er uklar, og partnerskabet mellem it og forretning er svagt, så bliver selv de bedste værktøjer reduceret til noget, der dokumenterer problemer – i stedet for at løse dem.

Omvendt ser vi også organisationer med mindre avancerede værktøjer skabe markant større værdi.  

Men hvorfor er det sådan? 

Fordi organisationerne med mindre avanceret værktøjer kan eksekvere. De kan blive enige. De kan prioritere. De kan træffe beslutninger. Og de kan ændre kurs, når virkeligheden ændrer sig.  

3 tegn på, at jeres flaskehals ikke er i gemt i selve processen  

1. “Excel er vores hemmelige it-afdeling” 
Hvis medarbejderne holder processerne sammen med regneark og workarounds, har I sjældent et Excel-problem. 

I har et sammenhængsproblem.  

2. “Vi kan se problemet, men ikke ændre det.”  
Hvis I har dashboards og process mining, men det stadig tager måneder at justere en proces, så mangler I sandsynligvis ikke indsigt. 

I mangler handlekraft. 

3. “Det nye system gjorde det mere besværligt.”  
Når et nyt system øger friktionen, skyldes det sjældent kun systemet. Det skyldes ofte forældede krav, svag involvering, uklar governance eller manglende tillid mellem dem, der skal få det til at virke. 

Sådan kommer I videre 

Et godt sted at starte er ved at få et klart overblik. Byg en forståelse af, hvor jeres modenhed halter – ikke kun på processen, men også på sammenhængen omkring den.  

I den forbindelse har vi hos Optimum IT udviklet et analyseværktøj, der kan hjælpe skabe klarhed omkring udfordringer og potentialer i sammenhængen mellem forretning og it. Vi kalder værktøjet en BITA-assessment. 

Assessmenten giver et struktureret billede af, hvor godt forretning og it hænger sammen – og ikke mindst, hvor der er størst behov eller potentiale for at sætte ind. 

Assessmenten er tænkt som et første temperaturtjek – ikke som det endelige svar.  

Den giver jer: 

• 14 spørgsmål 

• cirka 2 minutters besvarelse 

• et første billede af, hvor jeres største friktion og potentiale kan ligge 

Hvad gør vi bagefter? 

Hvis assessment’en peger på svag kommunikation, uklar governance eller manglende partnerskab, så er det ofte dér, arbejdet skal starte. 

Ikke endnu et procesværktøj. Ikke endnu en workshop om flows. Ikke endnu en teknisk løsning. 

Den største fejl er ofte at investere mere i det, der allerede fungerer, i stedet for at løfte det, der holder resten tilbage. 

Bundlinjen 

Vores erfaring er, at de organisationer, der får mest ud af procesoptimering, ikke nødvendigvis er dem med de mest avancerede værktøjer. 

Det er dem, der har mest sammenhæng omkring sig.  

Perfekte processer i en usund organisation skaber ikke nødvendigvis stor værdi, men ofte kan selv mindre perfekte processer i en organisation med stærk kommunikation, tydelig styring og reelt partnerskab skabe langt bedre resultater.  

Så hvis jeres procesoptimering ikke leverer den effekt, I havde håbet på, er det værd at stille et andet spørgsmål: 

Er det virkelig processen, der er problemet? 

Et godt sted at starte – og et sted at arbejde ud fra 

Hvis du vil have et hurtigt billede af, hvor jeres største friktion sandsynligvis ligger, så start med BITA Assessment herunder.

Og hvis resultatet bekræfter nogle af de udfordringer, I allerede mærker – eller åbner for nye spørgsmål – så hjælper vi også gerne videre. 

Hos Optimum IT hjælper vi organisationer med at folde resultaterne ud og omsætte dem til konkrete prioriteringer og forbedringer.

Det kan være i form af dybere analyser, facilitering af ledelsesdialoger, tilstandsvurderinger, porteføljearbejde, governance-afklaring eller konkrete indsatser i samspillet mellem forretning og it. 

Vi deler gerne erfaringer fra lignende organisationer og hjælper med at skabe overblik, retning og fremdrift – uanset hvor langt I er på rejsen. 

Så ræk endelig ud.  

Om Niels Laulund