Det var præcis den udfordring, Region Sjælland stod med i 2023 og 2024.
Ledelsen oplevede, at systemerne voksede, både i antal og kompleksitet, og at det blev stadig sværere at svare på spørgsmål som:
- Hvilke systemer kan vi stole på – og hvor ligger de skjulte risici?
- Hvor skal vi investere for at få størst effekt for borgere og medarbejdere?
- Hvordan dokumenterer vi reelt og ensartet, hvor der er behov for vedligehold, opgradering eller udskiftning?
- Hvilke systemer er rent faktisk kritiske for organisationen?
Målet: Fra reaktiv til proaktiv styring
Mange organisationer kender følelsen: Driften kører, men overblikket mangler. Ressourcerne bruges ofte på brandslukning, og det kan være svært at argumentere for investeringer – før det er for sent.
Region Sjælland ønskede at vende billedet: Fra at være reaktive, til at kunne prioritere og planlægge på baggrund af et fælles, sammenligneligt, ledelsesrelevant overblik.
Løsningen: En enkel tilgang til et komplekst problem
Sammen med Region Sjælland udviklede vi hos Optimum IT et systemportefølje-værktøj, der gjorde det muligt at tage temperaturen på alle centrale it-systemer – både drift, sikkerhed og brugertilfredshed blev inddraget.
Det var væsentligt, at metoden skulle sikre governance, samt følelsen af medejerskab i organisationen.
Hele processen blev derfor sat i et enkelt system, i samarbejde med Region Sjællands organisation:
- Spørgsmålsbaseret analyse: Ca. 40 målrettede spørgsmål pr. system, kalibreret til at måle netop de forhold, der er mest afgørende.
- Dataindsamling og visualisering: Mere end 300 systemer fik tildelt en “temperatur” – grøn, gul eller rød – og blev præsenteret i en enkel, visuel oversigt, som alle i ledelsen kan forstå og bruge.
- Handlingsplan: Kritiske systemer blev udpeget med konkrete anbefalinger til opgradering eller udskiftning.
“Vi har kortlagt mere end 300 applikationer i den samlede portefølje. Det giver os muligheder, vi aldrig har haft før – både når vi taler med it-ledelsen og med forretningen. Vi kan nu redegøre for, hvordan applikationsporteføljen har det, og hvilke dele af forretningen der har en stor eller en udfordret portefølje. Samtidig kan vi vise, hvor der er tekniske eller sikkerhedsmæssige udfordringer, og hvor der er en uforholdsmæssig stor vedligeholdelsesbyrde i forhold til værdien.“
– Gitte Ramløse, Applications Chef, Region Sjælland
Resultatet: Overblik, struktur og flow
Processen strakte sig over først 2 måneder i 2023 og 3 måneder i 2024. Efterfølgende var resultatet klart. Gennem den strukturerede tilgang stod Region Sjælland fremadrettet med en række klare gevinster:
- Fælles sprog om prioriteringer: For første gang havde både it, forretning og ledelse et delt, visuelt overblik over, hvor der var tryk på – og hvor der var ro.
- Målrettet ressourceanvendelse: Nu kunne ressourcer og investeringer styres direkte hen til de største risici eller de største potentialer – ikke blot på fornemmelse, men baseret på fakta.
- Styrket sikkerhed og fremdrift: Sårbarheder kunne adresseres, før de blev til problemer, og udviklingen blev mere systematisk og struktureret.
- Begrundet kritikalitet: Fælles grundlag for udpegning af og liste over kategori-1 driftskritiske systemer.
“Med det nye overblik kan vi endelig have en reel og fælles dialog om vores it-landskab – både i it-afdelingen og i ledelsen. Det gør det langt nemmere – for ikke at sige muligt – at prioritere, planlægge og argumentere for de rigtige investeringer, baseret på data og ikke holdninger, så det virkelig gør en forskel.“
– Gitte Ramløse, Applications Chef, Region Sjælland
En læring, der rækker langt ud over Region Sjælland
Hos Optimum IT hjælper vi de organisationer, der løser samfundets vigtigste opgaver, med at lykkes digitalt. Og lad det være sagt med det samme; Region Sjælland er ikke alene om udfordringen.
Vi har efterfølgende bistået flere kommuner og styrelser på dette område.
Arbejdet med at prioritere ressourcer og indsatser, samt vedligeholde et godt overblik, en god struktur og en stærk robusthed i infrastrukturen er et neverending job for mange private og offentlige organisationer.
Om Christian Callsen
Med en baggrund som ph.d. i datalogi har Christian arbejdet med udvikling og implementering af komplekse it-løsninger – fra Silicon Valley til danske hospitals- og forsvarsprojekter.
Mail: cc@optimumit.dk
Tlf. +45 4126 7485
