Hvad skal der til for at outsource it-driften? Eller konsolidere udvikling og vedligehold på færre leverandører? Hvad med digital suverænitet? Gode spørgsmål, som måske er lettere at stille end besvare. Så hvordan skaber du et solidt beslutningsgrundlag?
Du har brug for et godt kendskab til it-systemporteføljen.
Hvis du fx overvejer at outsource driften af hele eller dele af din it-portefølje, vil en dybere indsigt i it-porteføljens driftsegenskaber kunne hjælpe dig. Hvor let kan systemerne flyttes? Hvor er afhængighederne mellem systemerne? Er der kontraktlige forhindringer?
Ønsker du at styrke sikkerheden i din portefølje, er det relevant at vide fx hvilke systemer, der er mest sårbare. Hvilke af de sårbare systemer er forretningskritiske? Er det egenudviklede eller standardsystemer? I hvilket omfang overvåges systemerne tilstrækkeligt? Kan vi sikre business continuity for forretningskritiske systemer, hvis der sker nedbrud?
Typen af indsigter, du har behov for, kan variere. Det afhænger af hvilke beslutninger, du skal træffe. Eller hvilken plan, du skal lægge.
Data, der giver dig den nødvendige indsigt, findes i din organisation, hos leverandørerne eller andre eksterne partnere. Men de kan være vanskelige at grave frem og gøre brugbare som beslutningsgrundlag.
Hvor er data og viden?
Dokumentation for systemerne kan der være meget eller lidt af. Men i praksis er den ofte sparsom. Og ikke så sjældent, er den desværre ikke eksisterende.
Uanset, at du er en af de få, der er lykkedes med at sikre et højt dokumentationsniveau, så taler sandsynligheden for, at dokumentationen er målrettet til helt andre formål. Fx den praktiske drift af systemet. Eller den tekniske opbygning af systemet.
Dele af informationen i dokumentationen kan være relevant. Men ikke umiddelbart egnet som beslutningsgrundlag.
Skal du fx vide noget om sårbarheden af systemerne i din portefølje, findes dele af informationen måske i driftsdokumentationen eller en administrativ brugergrænseflade for systemet. Fx om systemets komponenter er fuldt opdateret? Eller hvordan systemet driftsafvikles, overvåges og backes up?
Andre informationer findes måske i systemdokumentationen. Fx hvordan data og systemadgange er beskyttet?
Men selv med god og omfattende dokumentation, kræver det ofte en it-faglig indsats at analysere og vurdere informationen. Fx hvilke dele, der er relevante. Om informationen er pålidelig. Samt hvordan sammenhængene er på tværs af it-systemporteføljen.
Få indsigt med en systemporteføljevurdering
Så hvordan får du tilvejebragt et beslutningsgrundlag?
En veltilrettelagt systemporteføljevurdering kan være din redning. Det kræver en indsats, men er krudtet værd.
Vi anbefaler følgende fremgangsmåde:
- Fastlæg hvilke indsigter, du har behov for som beslutningsgrundlag.
- Skab et konsolideret overblik over systemerne i din it-systemportefølje.
- Afklar hvilke videnspersoner i din organisation eller hos leverandørerne, der kan tilvejebringe troværdige og relevante data?
- Indsaml og kvalitetssikr data baseret på dokumentationsgennemgang og interview af videnspersoner.
- Sammenstil data og udled herefter de indsigter, du har behov for.
- Valider og kvalitetssikr indsigterne med videnspersonerne i din organisation og hos leverandørerne.
- Gør data tilgængelig på struktureret form, gerne med visuelle overblik over fx afhængigheder mellem systemer.
- Formidl indsigterne i et let læsbart beslutningsgrundlag, der kan deles med alle relevante beslutningstagere og aktører.
Høj datakvalitet er nøglen!
Jo højere kvalitet du har i dine data om systemporteføljen, jo større konfidens får du i de indsigter, der kan udledes af data.
Du kan hæve datakvaliteten væsentligt ved at sikre, at alle er enige om den anvendte terminologi. Er der fx enighed om hvad et system er? Er et forretningskritisk regneark et system? Hvad med delkomponenter? Fx en autentifikationsservice, rapporteringskomponent eller styringskomponenter, sensorer og andet Operational Technology?
Du kan med fordel udarbejde en spørgeguide eller spørgeskema til interviews samt teste disse ved at gennemføre pilotinterviews.
Dette kan spare dig meget arbejde, da du her typisk får identificeret fx manglende eller tvetydige spørgsmål, uklarhed i definitioner mv.
En grundig porteføljevurdering kan gennemføres på 3-4 måneder på selv store systemporteføljer med mere end 1000 systemer. Det kræver dog, at analysen er forankret i ledelsen, og at du får opstillet effektive kvalitetskontroller. Dermed kan du sikre, at de rigtige videnspersoner er til rådighed og du undgår lettere at genbehandle data.
Næste gang er det lettere
Med en veltilrettelagt it-systemporteføljevurdering opnår du som beslutningstager indsigt og viden om styrker og svagheder i din systemportefølje. Viden, som du kan bruge til at træffe beslutninger på et oplyst grundlag – og undgå fejlinvesteringer eller komplekse transformationer, hvor gevinsten ikke står mål med indsatsen.
Hvis du sørger for at din organisation vedligeholder data om systemporteføljen og holder struktureret overblik, vil du opleve, at det er meget lettere at opnå et solidt beslutningsgrundlag næste gang. For næste gang kan du basere dig på dit opdaterede systemporteføljeoverblik og nøjes med kun efterspørge relevant supplerende information.
Og skal du indrapportere til Statens projektråd? Ja, så kan du stort set trykke på en knap og samle de relevante data. Meget lettere bliver den del ikke.
