/, It-modernisering/Nyt it-system – men hvor blev gevinsten af, spurgte direktøren?!
Luise Lærke Andersen
Seniorkonsulent
lla@OptimumIT.dk
27. januar 2019 Digital ledelse

Nyt it-system – men hvor blev gevinsten af, spurgte direktøren?!

Undrer du dig også over, at arbejdsopgaverne ikke er blevet mindre med det nye it-system? Business casen lovede højere automatisering, optimerede processer i arbejdsgangene og mulighed for at allokere dine medarbejderressourcer anderledes? Men I stedet oplever du længere sagsbehandlingstid og utilfredse kunder…

Det er min erfaring, at den manglende gevinstrealisering typisk skyldes, at:

  • styregruppens succeskriterier er, at it-systemet skal kunne løse de vigtigste nøgleopgaver i produktionen som minimum,
  • projektlederen kun styrer projektet i forhold til projekttrekanten tid, scope og budget, og at
  • mellemlederne ikke er klædt på til den forandring, der rammer medarbejderne

Der er ingen tvivl om, at alle ovenforstående elementer er vigtige i implementering af et nyt it-system, men det er medarbejderen, der skal håndtere systemet, der er nøglen til succes!

Du må ikke undervurdere den naturlige reaktion, der er imod forandring, og alle mennesker har en grænse for hvor meget forandring, de kan håndtere i forhold til deres personlige bagage, aktuelle begivenheder i deres liv og forandringer i arbejdslivet.  De medarbejdere, der skal bruge systemet i hverdagen, skal derfor hjælpes til den forandring, de skal igennem.

Der vil være nye arbejdsmetoder og det betyder, at de medarbejdere, der tidligere har siddet på et domæne og blevet rigtig dygtige, vil opleve, at de bliver nulstillet og sidestillet med mindre erfarne kollegaer. Det skaber frygt og flytter måske en magtbalance i medarbejdergruppen.

Der vil være medarbejdere, der ikke kan se deres plads i organisationen fremadrettet, hvis deres arbejdsopgaver bliver automatiseret. De kan ikke se ”what’s in it for me?” og vil blive usikre på, om de har et arbejde i fremtiden. Derfor vil de yde modstand mod forandringen fordi den potentielt gør dem arbejdsløse.

Det er derfor en god idé at styre forandringsprojektet i din organisation, så du hurtigst muligt får hjulpet medarbejderne til at navigere i den nye situation, så du kan opnå gevinsterne og dine medarbejder arbejder med dig og ikke imod dig.

Jeg vil her komme med et bud på en proces, som vil kunne danne ramme for et forandringsprojekt i din organisation. Du kan starte med en mindre forandring og se effekten.

Hvorfor gør vi det her?

Vi er som mennesker programmeret til at modstå forandringer, og vores første naturlige reaktion på en forandring er instinktivt at afvise den med det samme. Ved implementering af et nyt it-system vil reaktionen fra medarbejdere derfor ofte være: “det er spild af tid”, “hvorfor skal vi have nyt, det gamle fungerede fint” eller “de vil tage arbejdet fra os”.

Storytelling er et godt værktøj til at fortælle medarbejderne, hvorfor udskiftningen af it-systemet er vigtigt. Hvis medarbejderne forstår hvorfor, vil de lettere motiveres til at tage det nye it-system til sig. Fortællingen kan derfor være, at hvis vi ikke skifter it-system, så vil det blive forældet og ikke længere blive supporteret, dvs. svært at videreudvikle, eller det gamle it-system er for dyrt at vedligeholde og modsvarer ikke vores og kundernes behov i fremtiden.

Skab motivation

Motiverede medarbejdere er altafgørende for en god implementering. Det er derfor et vigtigt element at arbejde med, når man skal have nye it-systemer. Når medarbejderne har forstået hvorfor, så vil deres adfærd ændre sig til nysgerrighed, og lysten til at lære det nye it-system at kende vil melde sig. Hvis du som leder har lavet en god fortælling om, hvorfor det er vigtigt at få et nyt it-system, så vil du opleve, at medarbejderne spørger til: “hvordan vil det nye it-system påvirke mit arbejde”, “vil jeg modtage undervisning i det nye system?” og “hvordan virker de nye processer?”

Det er ikke alle medarbejdere, der når til motivationsstadiet samtidig – det kalder man også popcorn-effekten. Når du laver popcorn, så popper de på forskellige tidspunkter, og nogle popper hurtigt og andre aldrig! Det kan derfor være en god idé at lave et skema (en interessent-analyse) over dine medarbejdere og finde ud af, hvad der motiverer dem hver især i deres arbejde, og eventuelt også vurdere på en skala hvor de er i processen. Det kan være, at du skal bruge noget mere tid på at tale med enkelte medarbejder om “hvorfor” eller hjælpe medarbejderen til at se, hvad det positivt betyder for deres fremtidige arbejdsopgaver og plads i virksomheden, for at de kan flytte sig til motivationsstadiet?

Hvordan?

Medarbejdere, der forstår hvorfor forandringen er nødvendig og er motiverede for at skabe forandringen, er åbne for undervisning og indlæring af nye processer. Det kan derfor anbefales at starte forandringsprojektet op, inden der er go-live på it-systemet, så medarbejderen kan nå at indstille sig på de ændringer, der sker, og finde sin plads. Hvis en medarbejder ikke er nået til forståelsen af, hvorfor forandringen er vigtig, så vil de ikke kunne absorbere undervisningen og vil i stedet bruge tiden på at være kritisk. “Det gamle system var lettere” og “jeg bruger længere tid i det nye system”.

Brug derfor din interessent-analyse strategisk til at skabe overblik over dine medarbejdere. De medarbejdere, der ikke er “poppet” endnu, skal måske vente med undervisningen, eller der skal anvendes andre værktøjer til at hjælpe dem over i motivationsstadiet.

Jeg kan…

Medarbejdere, der er åbne for det nye it-system, er nu i gang med at forstå, hvordan forandringen sker. De træner de nye processer og bliver hurtigt dygtigere og får erfaring. De får tilført nye kompetencer, og værdien af medarbejderne stiger.

Det skal dog ikke undervurderes, at disse medarbejdere stadig vil have behov for coaching, og at det er forventeligt, at det tager tid at oparbejde nye evner og kompetencer. Det er derfor vigtigt, at det anerkendes, at der i denne fase fortsat er behov for support.

For at vurdere hvornår dine medarbejdere er i denne fase, kan det være en god idé at lave nogle målinger på, hvor mange sager der kørte igennem hver uge i det gamle system, og så holde øje med hvornår medarbejderne rammer samme niveau som før overgangen. Det kan gøres på mange måder. Det vigtigste er, at det skal give mening. Du kan overveje at hænge resultaterne op i afdelingen og gøre målingen gennemsigtig for medarbejderne.

Fasthold forandringen

At fastholde en forandring er sværere, end man tror. Det er her, man skal sørge for, at medarbejderne ikke falder tilbage i de gamle vaner.

Hvis der opleves barrierer i forbindelse med de nye processer, så er det vigtigt, at de hurtigt bliver identificeret og fjernet. Går der for lang tid, vil vanen med de gamle processer vinde, og du mister værdien af dit arbejde med implementeringen af it-systemet. Skab et rum hvor medarbejderne kan komme med udfordringerne ved de nye processer og være åbne omkring udfordringerne.

God forandring 😊