Den offentlige sektor i Danmark er langt med digitaliseringsindsatsen. Men vi skal stadig arbejde på at skabe en bedre digital brugeroplevelse i borgerens møde med den offentlige sektor – en sektor som også skal være mere digitalt sammenhængende. Vi kan blive endnu bedre til at involvere borgeren som slutbruger fra A til Z i it-udviklingsprojekter. Vi kan også med fordel inddrage nye teknologier som kunstig intelligens, blockchain, robotics mv., der løbende udvider grænserne for digitaliseringspotentialet.

Vi har allerede plukket de fleste lavthængende frugter, så hvis vi skal realisere digitaliseringspotentialet foran os, kræver det en langt mere samarbejdende og eksperimenterende fremgangsmåde.

Co-creation er her et oplagt bud på en arbejdsform, der kan honorere de nye vilkår for digitaliseringsindsatsen. Co-creation kan nemlig være med til at nedbryde de organisatoriske barrierer for den digitale innovation, til at skabe rum for eksperimenter, og til at der bliver kortere fra ide til virkelighed. Samtidig viser erfaringerne med co-creation, at denne arbejdsform resulterer i bedre brugeroplevelser, mere kreative og tilfredse medarbejdere, samt holdbare digitale løsninger.

Co-creation til digital innovation

Kernen i co-creation er, at det understøtter samarbejdet mellem mange forskellige parter med forskellige baggrunde. For at få det fulde udbytte af co-creation skal man videre fra blot at antage, at co-creation kun er en måde at samarbejde med omverdenen på.

Værdien af co-creation kommer først rigtigt til syne, når man følger selve proceduren for co-creation. Man skal aktivt involvere alle relevante aktører lige fra identifikation af en udfordring, til implementering og opfølgning på impact af udviklings-initiativet. Det betyder, at et co-creation digitaliseringsinitiativ i den offentlige sektor ideelt set vil involvere borgere (under mangfoldighedshensyn), teknologieksperter (fx robotics, machine learning, blockchain), enterprise arkitekter, forskere, påvirkede organisationsrepræsentanter fra forretningen mv og særligt topledelsen, som prioriterer et initiativ og involverer sig.

Ideen med at involvere så mange aktører er, at disse aktører hver især besidder komplementær viden og forskelligartede kompetencer. Det er derfor også en stor fordel, hvis ledelsen identificerer en fælles digital vision, så initiativets ramme på forhånd er givet fra forretning og IT-afdelingen.

For at et udviklingsarbejde lever op til præmissen for at være co-creation, skal slutbrugeren være med fra start til slut i et initiativ, og arbejdet skal føre til en implementeringsklar løsning. Er disse to elementer ikke opfyldt, er der ikke tale om co-creation. Det er endvidere afgørende, at slutbrugere/borgere er med til den strategiske planlægning af en service, og måske endda kan initiere en ny service.

Co-creation benyttes i dag bl.a. til at identificere og løse komplicerede, tværorganisatoriske problemstillinger. Til digitaliseringsinitiativer kan co-creation bl.a. understøtte ønsket om at

  • fejle hurtigt (fail fast).
  • undgå store risikable projekter.
  • mindske silotænkning.
  • resultere i løbende læring, innovation og accelereret performance i de arbejdende teams.

Samtidig giver co-creation mulighed for, at ledelsen kan styre og korrigere initiativer undervejs, så retning og resultat konstant optimeres. Initiativerne har ofte kort tidshorisont, men kan efter behov også have lidt længere tidshorisont.

Co-creation er et centralt redskab til at undgå store digitale initiativer, som ikke lykkes, som er for lang tidshorisont, og deltagerne derfor risikerer at miste pusten og energien undervejs. Samtidig fører co-creation som arbejdsmetode til øget innovationskraft. Dette er essentielt for, at Danmark vedvarende kan være digital frontløber. Innovationsevnen er et dansk varemærke i relation til start-ups og produkt- og konceptudvikling. Denne innovationsevne skal vi i langt højere grad også drage fordel af i den offentlige sektor, især med henblik på at løse de tværorganisatoriske problemer med manglende digital sammenhæng.

Innovationspotentialet i den offentlige sektor er med andre ord enormt.

Bedre brugeroplevelser gennem systematisk co-creation

Det er ikke gjort med blot én gang at lave en sammenhængende løsning. Forskellige brugerrettede løsninger skal løbende tilpasses omverdenens krav, eksempelvis i tilfælde af ny lovgivning. Løsningerne skal bringe fagligheden helt ud til borgernes PC’er og smartphones, så borgerne kan orientere sig og finde svar, før de evt. kontakter den offentlige sektor.

Der er behov for ikke bare engangs co-createde digitale løsninger, men konstante og gentagne processer for løbende samskabt tilpasning for de enkelte løsninger. Det stiller nye krav til den enkelte organisation og til den samlede offentlige sektors modus-operandi. På tværs af sektorer og ift. samarbejdsmetoden.

Et eksempel er, at man etablerer en permanent tværoffentlig organisering og governance rundt om løsningen og kundesegmentet. På denne måde sørger man for at levere nytænkende service med høj faglighed ud til borgerne og skaber dermed mere tillid og større legitimitet.

Den tværoffentlige organisering og governance med co-creation som en af måderne at arbejde på vil derfor være ét element i at sikre en offentlig sektor, som er digital frontløber.

Mere kreative og glade medarbejdere gennem samskabelse

I mange år har den offentlige sektors stramme måling og kontrol af medarbejderne været til debat under overskriften New Public Management. Det har ført til bevægelsen New Public Governance, der fokuserer på at komme væk fra styring og mod mere tillid, hvor man sætter medarbejderne fri til f.eks. at anvende nye digitale arbejdsmetoder på tværs. Denne styringsform udgør en de fakto af-bureaukratisering, og muliggør et væsentligt ryk frem i bussen i ”digital mastery”. Når vi går fra at kontrollere medarbejderne og styre dem mod fastsatte mål til i stedet at vise medarbejderne tillid og skabe handlefrihed, lader vi medarbejderne mobilisere sig tvær-organisatorisk til at samles om fælles og komplicerede problemstillinger. Det åbner op for samskabelse og co-creation, hvor endemålet ikke på forhånd er givet.

Med co-creation skabes resultater undervejs, hvilket giver mulighed for at styre ud fra løbende læring. Aktørkredsen kan udskiftes løbende og ”opdateres”, når ny indsigt kræves. Co-creation sætter med andre ord medarbejderne fri til at fokusere på opgaven og ikke på styringen. Og det skaber mere kreativitet og arbejdsglæde at bringe nytænkte digitale løsninger op i et nyt gear og at bidrage effektivt til Sammenhængsreformen.

Den offentlige arbejdsgiver kan i arbejdet med co-creation i digitaliseringsprojekter opnå højere produktivitet, mere innovative mindsets, bedre fastholdelse og rekruttering. Det konstante fokus på borgerens samlede digitale oplevelse sikrer mere træfsikkerhed, så borgerne kan hjælpe sig selv længere i tværgående og komplicerede borgerforløb.

Samlet set er co-creation som arbejdsmetode altså ikke blot til gavn for borgeren i form af bedre og mere sammenhængende digitale løsninger. Co-creation er i lige så høj grad til gavn for både medarbejdere og arbejdsgiverne i den offentlige sektor.

Mere ejerskab til langtidsholdbare samskabte digitale løsninger

De fleste har større ejerskab til en ny ide, et nyt produkt eller en ny proces, når de har deltaget i tilblivelsen. Det gælder både på indersiden – i den offentlige sektor – og på ydersiden – i samfundet. Det gælder også ift. de ledere, der beslutter at søsætte et co-creation initiativ. Initiativer, der baserer sig på co-creation, er derfor ideelt set mere holdbare og bliver derfor også bedre forankrede hos de involverede parter.

Medarbejderne kan via co-creation vedvarende ”bygge ovenpå det forgangne”, skabe mere kontinuitet i opgaveløsningen, samt medvirke til at undgå dobbeltarbejde (som fx når flere organisationer arbejder på samme problemstilling i silo). Ikke mindst vil forløb med et co-creation give mindre behov for besværlig tværgående forhandling og dialog om integration ”på bagkant” af digitaliserings-initiativer, med dem man ikke naturligt havde med i en traditionel projektorganisering. Der er således et særligt stort potentiale i at samskabe på den lange bane.

I gang med co-creation til digital innovation

Der er tre centrale elementer, der skal være stede for at sikre succes med co-creation i digitaliseringsinitiativer:

  • En digital vision.Dette omfatter, at ledelsen sætter rammerne, så medarbejderne kan sættes fri og kender sin spillebane. Det kræver med andre ord digitalt lederskab.
  • En co-creation styringsenhed. Styringsenheden består af en eller flere personer, der har fokus på metode og løbende involvering af aktører for at sikre den fortsatte udvikling.
  • Digitale kompetencer blandt medarbejderne.Det offentlige skal tage aktivt stilling til, hvilke digitale kompetencer der er brug for, samt uddanne medarbejderne systematisk.

Det er således muligt at gå i gang med co-creation til digital innovation, når topledelsen har en digital vision og vil tillade en proces, hvor der er plads til løbende implementering, afprøvning og et ikke-fast output.

Eksempler på oplagte områder at sætte ind på er sundhedsområdet, uddannelsesområdet, erhvervsområdet, miljøområdet m.fl. Disse områder er således kendetegnet ved, at organisationerne inden for hvert af områderne ofte deler samme kundeskare.

En anden mulighed for at udnytte co-creation til digital innovation er i tilfælde, hvor den offentlige sektor skal skabe ny indtægtsdækket virksomhed, og hvor de deltagende borgere involveres som aftagende kunder i mere kommerciel forstand.

Der kan selvsagt tænkes mange flere scenarier, hvor co-creation er relevant til digital innovation. Men uanset hvad kommer beslutningen om at anvende co-creation fra topledelsen. Topledelsen giver mandat til at granske en problemstilling og så at sige stempler problemløsningen som ”strategisk”. Dermed prioriteres problemet oppefra, og der skabes governance rundt om problemløsningen.

Det vil på samme måde gælde for den lokale offentlige organisation, at topledelsen også dér tager konkret stilling til, om problemstillingen er kompleks og strategisk nok til, at co-creation er det rette redskab. Både ift. co-creation udelukkende med øje for organisationens egne initiativer, men også ift. organisationens involvering i et tværoffentligt co-creation initiativ.

Sæt i gang!

Anbefalingen herfra er at gå i gang – at ledelsen ud fra en digital vision går i gang med små strategisk vigtige initiativer, dedikerer funding, og sikrer at organisationen har en ankerperson eller central styringsenhed. Dernæst gælder det om at dele erfaringer og søge lærende fællesskaber på tværs.

Med digitale ambitioner, digital ledelse og øget brug af co-creation opnås et tiltrængt gearskifte i den fællesoffentlige digitalisering og viser et offentligt digitalt lederskab i topklasse. Og der skal vi gerne hen.