It-systemerne skal løbende udbydes eller genudbydes. Ofte føler kunderne sig dog fanget af manglende viden om det pågældende it-system, forretningsunderstøttelsen samt it-systemets konstruktion. Og hvor er det nu vores dokumentation af it-systemet ligger? For vi har da opdateret dokumentation liggende, ikke?
Alle it-systemer skal dokumenteres. Det er et krav i kontrakterne, at systemleverandøren skal levere anvendelig og fyldestgørende dokumentation. Dette kan omfatte brugervejledning, systemdokumentation, driftsvejledning mv. Dokumentationen skal bl.a. målrettet formidle it-arkitekturen, leverancen, tekniske grænseflader, driftsaspekter mv.
Dokumentationen skal i forbindelse med kundens overtagelse af leverancen underkastes en prøve, som indgår i kontraktens betalingsplan. Systemleverandøren modtager først betaling for leverancen, når prøven kan godkendes. Dermed bør leverandøren være top-motiveret.
Hvad kan så gå galt?
Under udviklingsforløbet har systemleverandøren typisk hovedfokus på opfyldelse af alle kravene i kravspecifikationen. Dette gælder både ved specialudviklet software såvel som ved levering af konfigureret standardsoftware. Samtidig er det primært systemudviklerne og løsningsarkitekten, der forventes at dokumentere it-systemet som en del af udviklingsopgaven. I praksis betyder det at udarbejdelse af dokumentation ofte nedprioriteres til fordel for udvikling af softwareleverancen. Dokumentationsleverancen koncentreres omkring standardbeskrivelser af systemets standardelementer, løsningsbeskrivelsen fra tilbuddet samt ufuldstændige beskrivelser af leverancens tekniske aspekter, eksempelvis modulopdeling, teknologivalg samt anvendt lagdeling. Det er således ikke usædvanligt at se, at dokumentationsleverancen har væsentlige mangler i form af f.eks. indhold, der ikke opfylder formålet, eller utilstrækkelig færdiggørelsesgrad.
I klassiske udviklingsforløb med få, omfattende leverancer er systemleverandøren altid presset på tid op mod deadline. Dette går ofte udover den interne kvalitetssikring af dokumentationen. Reviewprocessen bliver ofte overfladisk og nogen gange ikke-eksisterende. Det er således ikke usædvanligt, at reviewprocessen i bedste fald koncentrerer sig om at rette åbenlyse sprogbøffer samt stavefejl og ikke forholder sig til graverende fejl vedrørende formidling, komplethed, korrekthed mv.
Dokumentationen skal leveres i forbindelse med kundens overtagelse af it-systemet. Ofte fremsendes dokumentationsleverancen præcist på den seneste mulige dato, jf. tidsplanen.
Kunden gennemfører herefter som en del af overtagelsesprøven et review af dokumentationsleverancen. Men hvem reviewer egentlig hos kunden? Der er både forretningsperspektivet (understøttede processer og arbejdsgange), informationsperspektivet (data), teknik perspektivet (systemets konstruktion) og måske driftsperspektivet. Det er langt fra alle systemejere eller projektledere hos kunderne, der har alle kompetencer til rådighed i overtagelsesprøven. Ofte er hovedfokus i overtagelsesprøven forretnings- og informationsperspektivet, mens teknik- og driftsperspektivet for dokumentationen gennemgås knapt så dybdegående.
Hvis kunden gennemfører et grundigt review, medfører dette ofte et stort antal observationer. Projektet er midt i overtagelsesprøven. Kundens projektleder vil gerne idriftsætte systemet og påbegynde implementeringen. Leverandøren kan dog ikke nå at udbedre alle fejlene i dokumentationen og presser samtidig på for at få en godkendelse af leverancen og dermed betalingsmilepælen.
What to do?
Kunden er praktisk anlagt og prioriterer derfor kraftigt i de identificerede fejl og mangler i den leverede dokumentation af it-systemet. ”Så må vi finde ud af, hvad vi gør med resten. De kan evt. leveres sammen med noget videreudvikling, vi alligevel skal have udført.”
Kunden får systemet i drift, og dokumentationen leveres i en delvist udbedret udgave. Der er dog fortsat en lang række identificerede fejl og mangler, der ikke er blevet udbedret. Dokumentationen af it-systemet er altså i den endelige leverance ikke tilstrækkelig opdateret, retvisende eller fyldestgørende.
Overdriver jeg – eller lyder det velkendt?
Tre år efter systemets ibrugtagning skal videreudvikling og vedligehold af systemet genudbydes. Dokumentationen af it-systemet har dog i perioden indtil genudbuddet typisk levet en hensygnet tilværelse og fremstår på genudbudstidspunktet i utilstrækkelig kvalitet. Kunden vedlægger den seneste dokumentationspakke til udbudsmaterialet med henblik på at sikre tilbudsgiverne så stor indsigt i systemet som muligt. I praksis er dokumentationen af it-systemet dog utilstrækkelig til at sikre en god konkurrenceudsættelse. Tredjeparts tilbudsgivere har utilstrækkelig indsigt i forhold til den oprindelige leverandør og må i tilbuddet tage hensyn til risikoen. Den oprindelige leverandør har samtidig en åbenlys konkurrencefordel, der ikke giver incitament til at afgive økonomisk fordelagtige tilbud på opgaven.
I sidste ende betaler kunden således for situationen med den fejlbehæftede og mangelfulde dokumentation ved nødtvunget at acceptere tilbud på videreudvikling og vedligehold, der ikke i tilstrækkeligt omfang er økonomisk fordelagtige.
God dokumentation – sexet eller utopi?
Hvad nu hvis dokumentationen i stedet var retvisende og fyldestgørende ved overtagelsesprøven og dokumentationen sidenhen blev løbende opdateret? Dokumentationen af it-systemet kan i den situation tjene kunden til at sikre en god konkurrenceudsættelse samt give tryghed for, at det i praksis er muligt at overdrage videreudvikling og vedligehold af systemet til tredjepart.
For kundens systemejere, der er ansvarlige for genudbud, har retvisende og fyldestgørende dokumentation af it-systemet af høj kvalitet derfor en hel del sex-appeal.
Dokumentationen tjener et reelt formål. Den gode dokumentation af it-systemet levetidsforlænger det velfungerende it-system og muliggør reel konkurrenceudsættelse samt flerleverandørstrategi.
Til jer, der leverer solid, udførlig og målrettet dokumentation af it-systemer af høj kvalitet som en naturlig del af systemleverancerne; vi værdsætter jeres professionelle indsats.
